Under de senaste årtionden har svenska företag satsat åtskilliga miljarder kronor på att skapa lösningar för att samla in och lagra enorma mängder data om verksamheten, köpt in dyra programvaror, rekryterat controllers och business intelligence-specialister som ska kunna tyda och analysera data. Det finns många fall där detta förvisso har lett till framgång, men de flesta företag upplever att de inte riktigt fått valuta för pengarna. Inte sällan finns stora gap mellan nya teknologier och den dagliga verksamheten.
Bolagsledningar är frustrerade över att de investerat stora summor i programvaror och kunnig personal utan att för den skull få alla de svar och insikter de letar efter och hoppas på. I många fall kommuniceras inte resultaten på det språk de är vana vid och därför har de svårt att se mätbara resultat på sina investeringar. Stödfunktioner: Controllers, IT-avdelningen eller business intelligence, å sin sida, menar på att de faktiskt har levererat men att de har svårt att få gehör för sina svar. De säger vidare att i de fall någon lyssnar förenklas och missförstås deras analyser, att bolagsledningar letar efter enkla svar på samtliga sina frågor.
Ofta hamnar vi alltså i en situation där analysavdelningen sitter på efterlängtade insikter men finner det svårt att sälja in dem till beslutsfattare.
Hur kommuniceras analyser till beslutsfattare?
Problemet är med andra ord inte teknologi relaterat, däremot saknas något i sista kilometern: när alla investeringar i IT-infrastruktur är gjorda, när kunniga medarbetare inom stödfunktioner finns på plats och när dyra affärslösningar är inköpta möts vi av den lilla, stora frågan: hur kommuniceras analyser till beslutsfattare så att insikterna som bor inuti datamängden når beslutsfattare.
Även om en del hinder stödfunktioner ofta möter på arbetet är rent tekniska, exempelvis ”svårighet att komma åt data”, ”svårighet att rensa data”, ”stödfunktionen saknar rätt kompetens”, ”verksamheten är för liten och har ej råd att utöka stödfunktionen”, är andra hinder av sista-kilometer-karaktären: ”analyser och resultat används inte av beslutsfattare”, ”svårigheten att förklara analyser till verksamheten”, ”avsaknad av klara frågeställningar” och ”brist på politiskt och/eller finansiellt stöd”, detta enligt 2017 Kaggle ML & DS Survey.
Scott Berinato, Senior Editor på Harvard Business Review, har skrivit en utmärkt artikel om detta sista-kilometer-problem i årets januariupplaga av The HBR Magazine.
Sista-kilometer-problemet uppstår mest på grund av att de verktyg som används till dataanalys, till exempel QlikView och Microsoft Excel, även har en inbyggd visualiseringsfunktion. Vem som helst kan mata in en datamängd och producera fram grafer och tabeller. Detta leder ofta till att samma medarbetare som gör analysen förväntas visualisera och kommunicera fram analysen.
Problemet blir då att visualiseringen inte riktigt blir genomtänkt, designen inte lever upp till analysen eller att analytikern inte har rätt kompetens inom visualisering eller vill göra visualiseringen, eller tycker att visualiseringen förenklar analysen. I jakten på att hitta rätt medarbetare rekryterar man ofta personer som är tekniskt kunniga och bortser från deras förmåga eller ovilja att visualisera eller kommunicera analyserna. Avdelningar för business intelligence blir ofta teknisk framtunga, och om man dessutom hade rekryterat personer som är specialiserade på visualisering och kommunikationen hade detta inte varit ett problem. Att hitta en och samma medarbetare som kan samla in data, rensa och bearbeta datamängden, analysera den i rätt sammanhang inom ramen för verksamheten och affärsstrategin, skapa visualiseringar och kommunicera dem till beslutsfattare är i många fall omöjligt och rent önsketänkande.
Rätt kompetens
För att lösa sista-kilometer-problemet bör företag ha ett skafferi fyllt med personer med olika talanger, rekryterade eller inhyrda vid behov. Man bör tänka om och fundera kring vilken sorts talang som behövs i en stödfunktion som business control eller business intelligence. En välfungerande stödfunktion består av talanger inom olika områden: tekniskt kunnande, analysförmåga i rätt sammanhang samt kommunikationskompetens. Låt dessa talanger jobba nära varandra i lag för att på så sätt möjliggöra samarbete. Inget arbetsmoment går då i cirkel eller faller mellan stolarna utan delas mellan lagmedlemmarna. Detta arbetssätt är på intet sätt nytt, det var så man jobbade fram till 80-talet då Excel med sin framfart gjorde att orealistiska förväntningar ställdes på en och samma medarbetare att göra hela arbetet och kommunicera det också.
I nästa inlägg kommer vi att diskutera ett förslag på hur man sätter ihop ett team för att lösa sista-kilomter-problemet.
Av Samy Seyedi, konsult Corplus
