Vid ett semesterårsskifte genomförs en semesterberedning för att ta fram en semesterskuldslista. Inför semesterårsskiftet är det viktigt att gå igenom vissa moment. Vi guidar dig igenom processen.
När ett nytt kalenderår startar är det viktigt att den nya årliga produktionsplanen är satt och att samtliga intressenter har signat av gällande deadlines.
I slutet av förra året och direkt efter december månads lönekörning har lönefunktionen genomfört kalenderårsskiftet och säkerställt årsrutinerna.
Bland annat så utförs det:
- Avstämning mellan inrapporterade och utbetalda löner samt att AGI:ackar har kontrollerats
- Medlemsuppgiften är levererad till Svenskt Näringsliv
- Stämt av uttaget friskvårdsbidrag
- Stämt av Fora, inrapportering av föregående års utbetalda löner
- Uppdaterat skattetabeller, bilförmånsvärden, pris- & inkomstbasbelopp.
Vad innebär ett semesterårsskifte?
Vid ett semesterårsskifte genomförs en semesterberedning för att ta fram en semesterskuldslista. Därefter genomförs ett semesterårsavslut så att den anställda ska få sina nya semesterdagar samt vet hur många dagar som eventuellt finns sparade sedan tidigare.
Först – koll på semestern
Under lönefunktionens produktionsår sker den årliga semesterårsskifteshanteringen. Denna utförs med hänsyn till företagets avtalade semesterår. Är semesteråret 1:a april tom 31:a mars, genomförs semesterårsskiftet direkt efter april månads lönekörning. Är semesteråret 1:a januari tom 31:a december sker det direkt efter januari månads lönekörning.
Allmänna semesterregler
Semesterlagen ger en lagstadgad rätt till 25 semesterdagar. Detta är det lägsta antalet semesterdagar alla anställda har rätt till. Enligt kollektivavtal och företagets interna regler kan det avtalas om förmånligare semesterregler. Men aldrig sämre än vad semesterlagen ger. Viktigt att tänka på är att rätten till semesterdagar är helt oberoende på om dagarna är betalda eller obetalda.
En arbetstagare med lägre sysselsättningsgrad än heltid eller med oregelbunden arbetstid får lika lång ledighet som en arbetstagare som arbetar heltid med regelbunden arbetstid.
När man talar om semester enl. Semesterlagen menar man att den anställde har ett intjänande år (intjänande av betald semester) och uttagsår (det året man tar ut betald semester som man tjänat in under intjänandeåret).
Betald och obetald semesterledighet
Rätten till semesterledighet och rätten till semesterlön är två skilda begrepp
- Rätt till semesterledighet har den anställde enligt semesterlagen.
- Rätt till semesterlön, det tjänar den anställde in under anställningen.
I en semesterledighet kan det därför ingå både betalda och obetalda semesterdagar.
Antalet betalda dagar tjänas in beroende på anställningstiden och vilken semestergrundande frånvaro den anställde haft under intjänandeåret.
Semesterlönegrundande frånvaro
De olika typerna av semesterlönegrundande frånvaro gäller oberoende av varandra. Vilket innebär att flera olika frånvarotyper kan infalla under samma intjänandeår. Den semesterlönegrundande tiden blir summan av perioderna.
Perioderna med semesterlönegrundande frånvaro räknas kalendariskt, vilket innebär att alla kalenderdagar från och med första till och med sista dagen i en frånvaroperiod räknas.
Några exempel på semesterlönegrundande frånvaro
- Sjukdom, 180 dagar per intjänandeår. Vid oavbruten frånvaro i ett helt intjänande år upphör rätten
- Arbetsskada, hela intjänandetiden utan begränsning. Vid oavbruten frånvaro i ett helt intjänande år upphör rätten
- Föräldrarledighet i samband med barns födelse eller adoption, för vardera föräldern 120 dagar eller för ensamstående förälder 180 dagar.
- Tillfällig föräldrarledighet i samband med barns födelse, 10 dagar per barn
- Ledighet för närstående vård, 45 dagar per intjänande år
Utbetalning av överskjutande semesterdagar
I lagen finns skrivningar om utbetalning av semesterlön för semesterdagar som inte kunnat tas ut. Av dessa framkommer att utbetalning skall ske senast en månad efter semesterårets slut vilket i normala fall medför april eller januari vid kalenderår. Lagen reglerar vidare att utbetalning skall ske ”endast för det antal dagar som tillsammans med det antal dagar som intjänats under intjänandeåret överstiger tjugofem.”
Semesterårsskifte – så går du tillväga
Inför semesterårsskiftet är det viktigt att gå igenom flera moment. Nedan följer exempel på några punkter:
Är samtliga avvikelser registrerade/hanterade?
- Kontrollera att alla anställda rapporterat in sin semesterlönegrundande alt icke semesterlönegrundande tid. (Sjukdom, vab, semester, tjänstledighet m.m)
Är alla anställdas semesterinställningar rätt inställda?
- Kontrollera att de anställdas semesteravtal ligger korrekt.
- Har någon anställd bytt semesterrätt under året, det nya avtalet träder i kraft i samband med att semesterårsskiftet är genomfört
Finns det anställda med fler än 5 kvarvarande semesterdagar? Vad är status på sparade dagar?
- Stäm av semesterskuldslistan avseende upparbetade och utbetalda antal dagar
- Ta bort obetalda dagar
Finns det intjänad rörlig semesterlön?
- Finns det anställda som har rörlig lön eller procent på intjänad lön; såsom timlön, provision eller bonusar, behöver dessa ses över. Enligt semesterlagen ska en semesterersättning om minst 12% utgå för rörliga delar. Om dessa inte har betalats ut löpande under året, kommer de att betalas ut i en klumpsumma i samband med semesterårsskiftet.
Finns det semesterdagar som ska betalas ut i pengar?
- Kolla upp företagets policy eller kollektivavtalet som företaget följer för att se vad som gäller kring sparade dagar och om de ska utbetalas.
Uppföljning av eventuell förskottssemester
- Hanterar företaget förskottssemester, granska interna policys.
- Arbetsgivaren kan själv bestämma om de vill erbjuda förskottsemester, vilket då innebär att den anställda kan ta ut semester redan första året. Förskottsemester blir då en skuld till arbetsgivaren. Detta påverkar inte intjänande av framtida betald semesterledighet. Förskottssemester regleras via avdrag på slutlönen om den anställda slutar inom fem år. Vid längre anställningstid än fem år skrivs skulden av.
När samtliga kontroller enligt företagets rutiner är hanterade genomförs den skarpa semesterårsskifteshanteringen i lönesystemet. De flesta företag har en tydlig och aktuell rutinbeskrivning och vid behov supportstöd från sin systemleverantör.
Behöver du stöttning med en konsult inom lön? Tveka då inte att kontakta oss.
