För några år sedan började vi på Corplus diskutera hur vi kunde hjälpa våra kunder att effektivisera sin verksamhet med hjälp av RPA. Robotic Process Automation (RPA) är ett verktyg, en mjukvara/robot, som är programmerad på sådant sätt att den utför specifika arbetsmoment automatiskt istället för manuellt. De manuella arbetsmoment som passar för denna automatisering är de som idag är repetitiva, görs ofta och i stor omfattning och bygger på digital input från intern eller extern systemmiljö. Arbetsmoment som automatiseras med hjälp av RPA frigör tid och ökar effektiviteten om det görs på rätt sätt.
Skynda långsamt
Vår förståelse för RPA var initialt låg. Tiden gick och vi lärde oss mer och mer om RPA och numer anser vi att ett effektivt införande av RPA ska ske på ett strukturerat och lågintensivt sätt och ska vara byggt på en ordentlig analys, vilket passar Corplus arbetsprocess bra. Det är inte tempo som avgör framgången utan kompetens och pragmatik. Skynda långsamt helt enkelt.
Utvärdering leder till strategi
Ett projekt påbörjas alltid med en diskussion och en workshop utifrån ett antal frågeställningar. Tillsammans utvärderar vi svaren och sätter upp en strategi för arbetet. Följande frågor kan vara bra att utgå från om organisationen funderar på att införa RPA.
- Vad vill vi uppnå med arbetet – syfte och mål?
- Var finns den tydligaste förbättringspotentialen?
- Vilka processer är lämpliga att titta närmare på?
- Hur följer vi upp och värderar effekten av initiativet?
- Hur ska frigjord tid användas efter införandet? (Till andra arbetsuppgifter, kundvård, analys eller till att minska bemanningen?)
- Hur ska initiativet kommuniceras?
- Hur driver vi ett kvalitativt långsiktigt förändringsarbete?
- Hur engagerar vi våra medarbetare i arbetet?
Strategi blir verklighet
När val av lämplig process skett påbörjas arbetet med att kartlägga arbetsmomenten från början till slut, där respektive aktivitet granskas och utvärderas. Detta för att se om det går att automatisera aktiviteten samt om det är värt insatsen. När vi är klara med vilka moment som ska automatiseras via RPA är det dags att kravställa för att utvecklarna skall kunna ta vid.
Att införa RPA är ett långsiktigt arbete där vi hjälper våra kunder på sin väg att bli mer automatiserade och effektiva. En rimlig förväntan är att varje implementation skall betala sig inom 12 månader. Det här är ett spännande arbete som kommer att pågå under många år framöver.
Av Pontus Holgerson, VD Corplus
