De flesta företag och organisationer är rimligt insatta i vad en Redovisningsavdelning gör, vad Financial Control gör och vad Business Control gör. Hur ser det ut i ditt företag eller din organisation? Arbetar ni effektivt med hög kvalitet och en hållbar kultur? Om inte kanske den här texten kan föda några nya idéer för ökad effektivitet, bättre kvalitet och en jämnare arbetsbelastning.
I effektiva organisationer är en tydlig roll- och ansvarsfördelning avgörande för att säkerställa att rätt uppgift görs av rätt person och att etablerade processer följs. Den tydliga roll- och ansvarsfördelningen hänger också ihop med gränssnittet mellan olika funktioner inom verksamheten eller inom den egna funktionen, exempelvis Ekonomifunktionen.
Roll- och ansvarsfördelningens betydelse för effektivitet och kvalitet
De flesta verksamheter upplever krav på högre tempo samtidigt som komplexiteten ökar löpande. Med krav på effektivitet och möjlighet till snabba beslut blir tydliga gränssnitt samt roll- och ansvarsfördelning en förutsättning för att uppnå god effektivitet och hög kvalitet, inte minst för att undvika dubbelarbete, felaktiga analyser, bristande beslutsunderlag, felaktig intern och-/eller extern rapportering etc.
Det är inte ovanligt att processer, gränssnitt samt roll- och ansvarsfördelning snarare skapas av hävdvunna mönster och inte utifrån en rationell logik som främjar kvalitet och effektivitet. Det finns många verksamheter som har behov av att löpande utvärdera och förtydliga gränssnitten samt roll- och ansvarsfördelningen i takt med att verksamheten utvecklas.
Är vårt arbetssätt optimalt för att uppnå effektivitet och god kvalitet? Vet alla vem som är ansvarig för vad? Vet alla vilken kvalitetsmässig förväntan som finns när en medarbetare avhänder sig något till en annan funktion, enhet eller kollega? Är vi nöjda med vår kvalitet? Får vi ut den information vi behöver? Är vi nöjda med hur vi använder våra medarbetares tid? Klarar vi av att hålla arbetsbelastningen stabil? Det här är vanliga och viktiga frågeställningar att ta hänsyn till och besvara inför en eventuell genomlysning.
De centrala enheterna inom ekonomifunktionen
Alla medarbetare inom Ekonomifunktionen är en del av teamet vars uppgift är säkerställa att verksamhetens ekonomiprocesser hanteras effektivt och med hög kvalitet. Det finns många roller inom en ekonomifunktion men i denna artikel väljer vi att fokusera på tre enheter som är centrala för såväl intern som extern rapportering:
- Redovisning – Operativ redovisning inklusive AP, AR, bokslut och analys
- Financial Control – Analys och uppföljning utifrån legal redovisning
- Business Control – Analys, uppföljning och affärsstöd stöd till verksamheten
De enheter vi valt att fokusera på är också de enheter som mer ofta har otydlighet i roll- och ansvarsfördelningen inom enheten men också otydlighet kring gränssnittet mot andra enheter inom ekonomifunktionen eller mot andra enheter/intressenter inom verksamheten. De huvudsakliga processerna för de tre enheterna är Order-To-Cash, Purchase-To-Pay och Recordning-To-Reporting och det är ett flöde där alla tre har ansvar för en del av processen.
Frågor för att testa tydligheten i roller och ansvar
Det som ofta är oklart i roll- och ansvarsfördelningen hur gränssnittet ser ut i förhållande till nästa intressent i kedjan. Det kan vara intressant att testa tydligheten genom att ställa frågorna nedan:
- Var börjar mitt ansvar?
- Var slutar mitt ansvar?
- Vilken kvalitet ska jag förvänta mig att få överlämnad till mig?
- Har jag tagit ansvar för att leverera den kvalitet som förväntas av mig?
- Arbetar jag och mina kollegor på likartat sätt?
- Fångar vi löpande upp och hanterar brister?
- Kan jag/vi göra något annorlunda som gynnar kvaliteten och/eller effektiviteten?
Vanliga gränssnittsutmaningar inom ekonomifunktionen
Löpande redovisning, bokslut, rapportering och analys är ett lagarbete. För att uppnå en bra effektivitet och kvalitet behöver gränssnitten mellan respektive del i processerna vara tydliga.
Det är vanligt förekommande att gränssnittet mellan Redovisning och Financial Control är otydligt. Ibland är Financial Control en del Redovisning och ibland är det en egen enhet. Oavsett om den är integrerad i Redovisning eller en egen enhet är det viktigt att slå fast vad Redovisning ansvarar för och vad Financial Control ansvarar för.
Det är ofta oklarheter i gränssnittet mellan Redovisning/Financial Control och Business Control.
Brister och oklarheter i roll- och ansvarsfördelning samt gränssnitten kan leda till ineffektivitet, bristande kvalitet och ökad risk för felaktig rapportering. Problemet är inte bara att människor går in i varandras områden, utan också att det kan finnas oklarheter om vad varje funktion ska göra och vilken kvalitetsnivå som behövs för att stödja nästa steg i processen.
Analys och kartläggning av förbättringsområden
Det är och kommer alltid att vara en utmaning i att definiera roll- och ansvarsfördelningen inom och mellan enheter i en funktion, inte minst när verksamheten förändras.
Ett första steg är att samla respektive enhet och gå igenom frågeställningarna ovan. Detta för att ta tempen på gruppen och gruppens uppfattning om vad som inte fungerar med avseende på respektive medarbetares roll och ansvar. Alla verksamheter har områden, processer eller enskilda aktiviteter som kan förbättras.
För att komma framåt i arbetet är det lämpligt att sammanställa enhetens samlade bild av områden som kan förbättras ur effektivitets- och/eller kvalitetsperspektiv. Det är också viktigt att fånga upp aktiviteter som utförs av enheten men som egentligen borde ligga hos en annan enhet för att undvika ytterligare otydlighet och gränssnitt.
Analysen och kartläggningen bör utföras i samtliga tre enheterna, det vill säga Redovisning, Financial Control och Business Control. När väl allt underlag är dokumenterat ger det ett bra underlag som kan blottlägga områden och aktiviteter som troligt har brister kopplade till effektivitet, kvalitet eller otydliga gränssnitt. Det intressanta är att identifiera områden som ligger mellan två enheter men som ingen av enheterna känner ett fullt ansvar och ägarskap över. Dessa områden tenderar att ”Hamna mellan stolarna” och genom det orsaka kvalitetsbrister som är svåra att härleda.
Sammanställningen av bedömda brister och förbättringspotential bör prioriteras utifrån grunden – Effekt och tidsåtgång. På det sättet skapas en övergripande bruttolista att börja bearbeta.
Kommunikation och samarbete mellan enheterna är oerhört viktigt för att få till bestående förändringar och samtidigt fånga upp nya behov/förbättringsområden.
Vi på Corplus brukar råda bolag som aktivt arbetar med liknande frågeställningar att skapa ett internt forum – Record To Report-forum med en eller två deltagare från respektive enhet. Medlemmarna i forumet ansvarar för att föra upp förslag och frågor till enheten men också att återkoppla och informera enheten om vad som beslutas i forumet. På det sättet flödar informationen åt båda hållen och risken för att missförstånd eller otydlighet minskar betydligt.
Tydliga roller och ansvarsområden är nyckeln till effektivitet, bättre samarbete och minskad risk för felaktig rapportering.
Nycklarna till framgång
En av de viktigaste nycklarna till framgång – om inte den absolut viktigaste – är att få ledarskapet att engagera sig i processen. CFOs och andra ledare inom ekonomifunktionen måste vara delaktiga i att definiera och kommunicera ansvarsområden och förväntningar för varje del av organisationen. Genom att skapa en gemensam förståelse för hur ekonomifunktionen ska arbeta och samverka kan företaget maximera sin effektivitet och kvalitet.
Att definiera roller och ansvarsområden och skapa tydliga gränssnitt mellan olika delar av verksamheten hjälper företag att undvika ineffektivitet, förbättra samarbetet mellan olika enheter, bygga team, förbättra kulturen, minska risken för felaktig rapportering etc. Med engagerat ledarskap och en gemensam förståelse för hur ekonomifunktionen ska arbeta kan företaget då maximera sin prestanda och stödja affärsverksamheten på bästa möjliga sätt – och det är det som företaget tjänar mest på.
För mer information om hur du kan leda och effektivisera ekonomifunktionen på ett hållbart sätt, ladda ned Corplus-guiden.
