Att få full koll på kostnaderna för ditt företags rekrytering kan vara en utmaning. I denna artikel tar vi en närmare titt på hur ni kan optimera era rekryteringsprocesser och vilka KPI:er som är mest effektiva för att hålla kostnaderna under kontroll.
Rekrytering är en stor investering och processen innefattar ofta fler kostnader än de som är direkt uppenbara. Att få fram en korrekt och exakt siffra på totala rekryteringskostnaden kan vara komplicerat just på grund av att endast vissa kostnader, såsom annonsering och debitering av rekryteringsföretag, är direkta och lätta att kvantifiera medan andra, som produktivitetsförlust och tidsåtgång för medarbetare och chefer, kan vara mer svårbedömda.
Kostnader kopplade till rekrytering
Dock är det viktigt att förstå och planera för rekryteringsrelaterade kostnader för att säkerställa att processen är effektiv samt att budgeten hålls under kontroll. Kostnadsposterna i samband med rekrytering kan givetvis variera beroende på företagets storlek, bransch och rekryteringsprocessens omfattning, men kostnader som normalt kan härledas till processen är:
- Annonskostnader
- Debitering från rekryteringsföretag alt. lönekostnad för intern rekryterare
- Minskad produktivitet pga. tid och resurser i intervjuprocessen
- Bakgrundskontroller
- Tester och bedömningar mm
Med flertalet kostnader relaterade till processen är det uppenbart att rekrytering utgör en betydande investering för många företag. Å andra sidan, om rekryteringsprocessen är undermålig och resulterar i felrekryteringar, kan kostnaderna också snabbt eskalera och utgöra en ännu tyngre börda för organisationen.
Det är viktigt att förstå och planera för rekryteringsrelaterade kostnader för att säkerställa att processen är effektiv samt att budgeten hålls under kontroll.
De dolda kostnaderna av felrekrytering
Felrekryteringens kostnader sträcker sig långt bortom de initiala rekryteringskostnaderna och inkluderar förlorad tid, omrekrytering, minskad produktivitet, resurser för att introducera och utbilda den felaktiga kandidaten samt potentiell påverkan på företagets rykte och attraktionskraft.
Att sätta dessa kostnader i förhållande till varandra ger en djupare insikt i den övergripande strategiska betydelsen av en effektiv rekryteringsprocess. En väl genomtänkt och gedigen rekryteringsprocess, trots sina initiala kostnader, bör väsentligen reducera risken för felrekrytering och dess påföljder.
Viktiga KPI:er för din rekryteringsprocess
En förutsättning för att säkerställa att man har en kostnadseffektiv och kvalitativ rekrytering är att man följer upp utfallet av rekryteringsprocessen. Att mäta och förstå processens output är helt grundläggande för att kunna utveckla och kontinuerligt förbättra utfallet på sikt.
Så, frågan är alltså inte om vi ska mäta – utan vad vi ska mäta. En korrekt uppsättning KPI´er ger oss information om vad som fungerar bra, om vi trendar på rätt håll samt vilka områden vi måste förbättra för att undvika eskalerade kostnader och annan negativ påverkan på organisationen. Det finns tyvärr inte en universallösning för alla företag gällande vilka mätetal man bör ha i sin uppföljning utan det beror på de förutsättningar man utgår ifrån samt vilket resultat man vill ha av sin rekryteringsprocess.
Man kan givetvis skräddarsy och skapa egna mätetal anpassade till den egna processen och som är specifika för det man vill uppnå men det finns ett antal välanvända och vanliga KPI´er inom området:
Kostnad per anställd (Cost per Hire): Mäter de totala kostnaderna för rekryteringsprocessen per anställd. Det inkluderar annonseringskostnader, rekryteringsbyråavgifter, intervjuresor och andra relaterade kostnader.
Tidsåtgång för att tillsätta en tjänst (Time to Fill): Mäter den totala tiden det tar från att en rekryteringsprocess startar tills att en kandidat är anställd.
Avslagsfrekvens (Offer Acceptance Rate): Mäter hur många erbjudanden om anställning som accepteras jämfört med det totala antalet erbjudna positioner.
Kandidatkvalitet (Candidate Quality): Bedömer kvaliteten på de sökande som når slutstadiet i rekryteringsprocessen. Det kan mätas genom att titta på prestationer, kompetenser och erfarenhet hos de anställda som har rekryterats.
Kandidatnöjdhet (Candidate Satisfaction): Mäter tillfredsställelsen hos de kandidater som har genomgått rekryteringsprocessen, oavsett om de har blivit anställda eller ej.
Mångfald i rekrytering (Diversity in Hiring): Mäter graden av mångfald bland de sökande och de som anställs för att säkerställa en inkluderande rekryteringsprocess och mångfald i arbetsstyrkan.
Tillfredställelse hos nyrekryterade (New Hire Satisfaction): Mäter hur nöjda de nyrekryterade medarbetarna är med rekryteringsprocessen och deras första intryck av företaget.
Listan kan givetvis göras mycket längre men det är inte den med mest KPI´er som vinner utan framgången ligger i att välja ut de KPI´er som verkligen mäter processens utfall och som är kopplade till de strategiska målen.
KPI:er och mätetal är i sig ganska verkningslösa. Vad som är avgörande för förbättring och utveckling är de aktiviteter vi sedan specificerar och genomför.
Att mäta och förbättra för kostnadseffektiv och kvalitativ rekrytering
KPI´er och mätetal är i sig ganska verkningslösa, de ger oss endast en indikation om vi ligger inom det målområde som vi identifierat som viktigt. Vad som är avgörande för förbättring och utveckling är de aktiviteter vi sedan specificerar och genomför.
För att kunna identifiera korrekta aktiviteter som ger oss önskat utfall är det av yttersta vikt att vi har möjlighet att borra djupare ner i datan för att få fram de underliggande faktorer som påverkar det övergripande mätetalet.
Till exempel så kan ju en lång Time To Fill (den tid det tar från rekryteringsprocessen startar till dess att en kandidat är anställd) bero på flera, eller en kombination av, olika faktorer. Den kan bero på att vi har en komplex rekryteringsprocess med många steg, att det är hög marknadskonkurrens gällande kompetenta kandidater, att det finns en brist på kandidater med rätt kompetens, långa beslutsvägar eller intern byråkrati mm.
En hög Offer Acceptance Rate (hur många erbjudanden om anställning som accepteras jämfört med det totala antalet erbjudna positioner) kan bero på en ineffektiv och långdragen rekryteringsprocess, otydliga krav och förväntningar, hög konkurrens om kandidater eller att man inte har ett erbjudande som speglar marknaden med mera.
Det är på denna nivå vi ser vad som fallerar i processen och det är här vi ser hur vi ska rikta våra åtgärder.
Det är således inte tillräckligt med ett mätetal som ger en övergripande siffra för att kunna specificera de aktiviteter eller justeringar vi behöver genomföra, utan man bör bygga en datauppföljningsstruktur som gör det möjligt att gå djupare ner och titta på underliggande faktorer. Det är på denna nivå vi kan analysera, sätta aktiviteter och förbättra vår prestanda.
För att kunna förbättra måste vi mäta, men det viktiga är inte att mäta allt utan endast det som är relevant för och ligger i linje med våra uppsatta målsättningar och strategier. Så, gör det grundläggande arbetet och lägg tid på att utvärdera er KPI-struktur samt säkerställ att ni har data på rätt nivå för att kunna styra era aktiviteter och på så sätt kontinuerligt förbättra er process och leverans.
