Har ditt företag vid något tillfälle genomfört en felaktig löneutbetalning till en anställd? Det är i dessa fall viktigt att du är bekant med begreppen löneskuld och kvittning. I denna artikel beskriver vi dessa ämnen, inklusive potentiella konsekvenser, möjliga lösningar samt hur du på bästa sätt kan agera proaktivt för att situationen inte ska uppstå.
Vad innebär löneskuld och varför är det viktigt att hantera den?
Löneskuld uppstår när en medarbetare får för mycket i bruttolön på grund av felaktiga eller uteblivna transaktioner vid löneutbetalning. Vanliga orsaker inkluderar frånvaro som inte rapporterats i tid eller att frånvaroavdrag släpar en månad i samband med att en anställning avslutas.
Varför är det så viktigt att hantera en uppkommen löneskuld på rätt sätt? Jo, för att om det inte hanteras korrekt, kan det leda till allvarliga konsekvenser för både företaget och dess anställda. Förutom att det kan påverka de anställdas förtroende gentemot arbetsgivaren och företagets rykte, kan det även leda till juridiska påföljder och skapa ekonomisk osäkerhet för de anställda.
En uppkommen löneskuld är enklast att korrigera på nästkommande löneutbetalning men då bör medarbetaren bli informerad om att hen har fått för mycket utbetalad lön under aktuell månad och att nästkommande lön kommer bli mindre då skulden regleras.
Ibland händer det tyvärr att den felaktiga lönen inte kan korrigeras på nästkommande löneutbetalning på grund av att medarbetaren kanske ska avsluta sin anställning eller gå på en obetald ledighet där inkomst inte kommer finnas på några månader.
Den löneskulden kan bli mer komplicerad att korrigera, speciellt om felet uppdagas först efterföljande månad när den felaktiga lönen har hunnit deklareras till Skatteverket – då måste nämligen hela bruttobeloppet återbetalas, det vill säga både utbetalt nettobelopp och skatt. Skatten kommer sedan att regleras i nästa års deklaration för arbetstagaren.
Kvittning av lön – en viktig process för alla företag
Lag om arbetsgivares kvittningsrätt, även kallad kvittningslagen reglerar en arbetsgivares rätt att kvitta en fordran på en arbetstagare mot dennes lön. Huvudprincipen är att arbetsgivare endast får göra en sådan kvittning med arbetstagarens medgivande, så kallad frivillig kvittning.
Kvittning är en juridisk process där arbetsgivaren och den anställde jämför och justerar sina fordringar gentemot varandra. I dess enklaste form innebär kvittning av lön att man drar av en summa från en anställds lön på grund av till exempel en skuld som den anställde har till arbetsgivaren. Det kan användas för att lösa löneskuldsituationer när arbetsgivaren har en legitim fordran mot den anställde.
Bästa praxis för att hantera löneskuld och kvittning
Nu när vi förstår begreppen och deras betydelse, låt oss titta på några bästa praxis för att hantera löneskuld och kvittning av lön:
- Var alltid transparent med dina anställda om deras lön och eventuella avdrag.
- Se till att dina medarbetare på lön är insatt i kvittningslagen för att säkerställa att lagstiftningen kring kvittning av lön följs.
- Hantera eventuella löneskulder snabbt och informera berörd anställd direkt om löneskulden.
- Skapa en rutin där man kontrollerar hög bruttolön varje månad för att stoppa felaktiga löner innan de betalas ut.
- Kontrollera negativa löner innan utbetalning dvs där man direkt ser att det kommer att uppstå en löneskuld, då kan du tidigt fånga upp detta och informera den anställde vad det innebär innan medarbetaren får lönen utbetalad.
- Tänk på att en löneskuld som inte kan regleras på nästkommande lön och som måste återbetalas av medarbetaren blir en bruttolöneskuld där medarbetaren måste betala tillbaka bruttolönebeloppet på utbetalad lön, om lönen har hunnit deklareras.
- Om du måste genomföra en kvittning, se till att det görs på rätt sätt och i enlighet med kvittningslagen.
- Både arbetsgivaren och den anställde måste godkänna kvittningen, och den måste vara juridiskt giltig. Skapa en blankett eller dokument för ändamålet som båda parter signerar.
- Beloppet för kvittningen måste vara korrekt beräknat och överensstämma med båda parters fordringar.
- Var proaktiv. Ha tydliga policyer på plats för att hantera löneskuld, inklusive när och hur kvittning kan användas. Informera dina anställda om deras rättigheter och skyldigheter när det gäller löneskuld och kvittning.
Så här kan Corplus hjälpa dig att hantera löneskuld och kvittning
På Corplus har vi många års erfarenhet av att hjälpa företag att hantera löneskuld och kvittning av lön. Våra konsulter har expertkunskaper och kan hjälpa dig att navigera genom dessa komplexa processer.
Genom att arbeta tillsammans med oss kan du vara säker på att du följer bästa praxis och håller dig på rätt sida av regelverket.
