Säkra en bra löneprocess! Här beskriver vi vikten av en effektiv lönehantering och ger fem snabba tips för en tydlig löneprocess.
Fler och fler företag upptäcker fortsatta fördelar med effektivisering och automatisering av arbetsprocesser genom digitala lösningar och smartare användning av data.
Inom löneområdet har det med hänsyn till pandemin de senaste åren hänt väldigt mycket kring digitalisering. Löneavdelningen är på många företag en liten funktion med vanligtvis få anställda. Därav finns det fortsatt stor effektiviseringspotential för att säkra en effektiv avdelning och trygg leverans när det oväntade sker såsom vakans på grund av sjukdom.
Här följer några tips som kan vara värdefulla att ta med sig för att optimera lönehanteringen i företaget samt att minska sårbarheten vid exempelvis manfall.
Kartlägg löneprocessen
Det är lätt att företag vid hög arbetsbelastning låter det dagliga arbetet rulla på och för en enskild medarbetare kan det bli svårt att hitta tiden till att dokumentera sina arbetsmoment. Om ingen dokumentation finns, vad händer då om medarbetaren blir sjuk eller oväntat slutar? Då blir situationen affärskritisk och företagets kanske känsligaste funktion sätts i gungning.
För att säkerställa löneprocessen bör ett arbete genomföras för att ta fram processbeskrivningar gällande de moment som genomförs när ni hanterar löner. Viktigt är att noggrant granska processbeskrivningarna så att dom håller måtten och fyller sitt syfte, det vill säga att en person utan kunskap i processen eller systemet skall kunna genomföra uppgiften.
Stress-testa gärna dokumentationen som gjorts genom att någon oerfaren får utföra processen med hjälp av de upprättade dokumenten. Detta ger er ökad kontroll och minskar sårbarheten i de fall ordinarie lönehandläggare inte är på plats.
Datahantering i löneprocessen
Det är en mängd av information som inrapporteras för att få till en riktig lönekörning. Det kan vara information från diverse försystem, manuella underlag såsom bonusmodeller, mail från chefer, underlag från lönerevisioner och annat.
För att säkerställa löneprocessen ytterligare är det av yttersta vikt att ha kontroll över in-och utgående data och vara medveten om varifrån information rapporteras in till löneavdelningen varje månad.
Om all data rapporteras från olika håll i olika format som inte är strukturerade på ett sådan sätt att de kan läsas direkt i lönesystemet, behöver lönehandläggaren skriva/stansa in all denna information manuellt i lönesystemet. Detta i sig är en risk och kräver kvalitétskontrollerande funktioner.
En kartläggning av indatat leder oftast till att många av dessa moment går att antingen automatisera eller i alla fall effektivisera och kvalitetssäkra på ett mer tillförlitligt sätt. Detta spar tid och ökar kvalitén i leveransen.
RPA – en robotprocess som frigör tid
De flesta av oss har säkerligen hört om RPA (Robotic Process Automation), men när är det klokt att börja kika på denna typ av lösning? En robot fungerar bra att använda för arbetsuppgifter och processer som är regelstyrda och repetitiva.
Arbetsuppgifter som tidigare har varit manuella och tidskrävande kan nu utföras av en robot som dessutom säkerställer att uppgiften alltid genomförs på samma sätt. Det som tidigare kunde skilja sig åt beroende på vilken person som utförde uppgiften ger nu ett bättre och jämnare resultat samt höjer kvaliteten.
Några exempel på uppgifter kan till exempel vara att genomföra arbetsgivarintyg, det vill säga instruera roboten att hämta från fasta fält för att sammanställa dokumentet, transaktionstunga granskningar, kontoavstämningar och fasta kontroller.
Genom att låta roboten ta hand om processer där det finns volym så kan medarbetarna arbeta med mer kvalificerat arbete och med stöd/support till kollegor i företaget. Det vill säga roboten frigör värdefull tid.
Att införa en robotprocess innebär utvecklingsmöjligheter för en eller ett par resurser i teamet då det krävs ett ägarskap för roboten. Robotprocessen behöver kontinuerlig uppdatering för att följa interna processer.
Kommunikation – tydlig information om löneprocessen
Kommunikation är alltid uppe till diskussion, oftast för att organisationer ser brister i området. Därför är det bra om löneavdelningen i tid tar fram årets kalender kring händelser inom lön som ska informeras till organisationen, denna kalender benämns ofta årshjul, årskalender eller processkalender. Detta för att vara tydlig med vad som förväntas av medarbetarara/chefer samt att ge dem tid att förbereda sig och styra sin tid.
I årskalendern bör det tydligt framgå instruktioner om vad som förväntas av olika personer/funktioner/avdelningar, det kan tex. handla om vad man ska tänka på inför ett semesterårsskifte, att det är viktigt för dig som chef att kontrollera saldon, planera semester för medarbetare där det finns dagar som inte kan sparas eller betalas ut, brytdatum för eventuella ändringar i anställningsvillkor, deadlines för attestering av tidrapporter, vad gäller kring förmånsbilar med mera.
Ett annat arbete som är viktigt är att i samarbete med HR-avdelningen säkerställa att personalhandboken uppdateras med korrekta schablonbelopp, gällande kollektivavtal, friskvårdsbidrag och annat. En översyn av denna kan även detta vara en del av årskalendern.
Håll koll på ert lönesystem
Boka kontinuerliga möten med er leverantör av lönesystem, detta för att kontinuerligt göra en genomlysning av allt från avtalstider till uppdatering av data.
Det vill säga, har ni koll på vad som ingår i avtalet kopplat till ert lönesystem och vilka möjligheter systemet har? Är kollektivavtalen korrekt uppdaterade i systemet? När sker nästa års uppdateringar i lönesystemet?
Tänk på att planera och avsätta tid för testning inför, under och efter varje uppdatering som systemleverantören genomför.
Corplus 5 snabba tips för en effektiv löneprocess
- Kartlägg processer och upprätta processbeskrivningar
- Säkerställ in-/utdata
- Digitalisera eller automatisera det som går
- Upprätta årskalender
- God insikt i möjligheterna i systemet
Förändra löneprocessen – vart börjar jag?
Se över våra fem tips och ta ett projekt i taget. Utöver dessa tips finns många olika kurser på nätet och flera intressanta poddar som lyfter bland annat digitalisering.
Vi på Corplus utbyter gärna erfarenheter tillsammans med er. Vi har dagligen kontakt med flertalet löneavdelningar som söker stöd i ovan processer. Kontakta oss gärna så kan vi agera bollplank till även er!
Behöver du stöttning med en konsult inom lön? Tveka då inte att kontakta oss.
