Funderar ni på att outsourca er lönehantering till en extern partner? Här beskriver vi vad det kan innebära ned löneoutsourcing. Vad är viktigt att tänka på? Och hur kan en implementation se ut?
Vid outsourcing lägger ett företag ut delar av sin verksamhet till ett annat företag, så kallad outsourcingpartner. Outsourcing kan bidra till en lägre kostnad och skapar en trygghet och stabil leverans enligt uppsatt överenskommelse. Vad är då viktigt att tänka på när det kommer till outsourcing av lönehantering?
Vad innebär löneoutsourcing?
Administration kring lön och att säkra rätt lön i rätt tid är en viktig del av ett företag och en förutsättning för att verksamheten ska rulla. Löneavdelningen är administrationstung och involverar många komplexa arbetsuppgifter. Företag ställer höga krav på effektivitet och kostnader, vilket innebär att fler väljer outsourcing av lön. Detta innebär att företaget kan frigöra värdefulla resurser till kärnverksamheten och hålla de löpande kostnaderna nere.
Genom löneoutsourcing kan företa frigöra värdefulla resurser till kärnverksamheten och hålla de löpande kostnaderna nere.
För många företag idag är löneadministrationen beroende av en eller ett fåtal personer. I lönevärlden händer det alltid mycket och det är tidskrävande att hålla sig uppdaterad gällande system, kollektivavtal, lagar och regler.
Det kan i dessa fall vara läge att välja en outsourcingpartner så det skapas en trygghet i leveransen då tjänsten levereras oavsett vid till exempel sjukdom, semester eller vakanser samt att outsourcingpartnern håller sig helt uppdaterad gällande system, kollektivavtal, lagar och regler. Hos en outsourcingpartner finns bred kompetens inom lön och kollektivavtal och de har varandra som bollplank i olika ärenden som kan uppstå. De har också erfarenhet och insikter från flera olika kunder som kan bidra.
Vad är viktigt att tänka på vid löneoutsourcing?
Innan beslut tas för löneoutsourcing är det viktigt att företaget inventerar sina nuvarande processer, avtalsvillkor och verkligen ställer sig frågan kring vad som fungerar bra och mindre bra. Är det någon särskild förändring som krävs för att nå uppsatta mål?
Nedan följer några tips på vad som är viktigt att tänka på och exempel på frågor att ställa inför en förfrågan till en potentiell outsourcingpartner:
Tänk på det här i samband med uppstart av en förfrågan till leverantörer:
- Utse en ansvarig kontaktperson/resurs på företaget till outsourcingpartnern
- Hur fungerar uppföljningen med outsourcingpartnern?
- Vilka fördelar och nackdelar finns för er som företag? Vilken kontroll vill ni fortsatt behålla?
- Vad innebär skräddarsydd och flexibel tjänst?
- Vem ”äger” databasen? Vad händer vid ett eventuellt avslut av avtalet?
- Vad ingår i det fasta priset? Vad debiteras på löpande räkning?
- Det är även viktigt att hantera förändringen inom din egen organisation, det vill säga informera om gällande deadlines vid till exempel tidrapportering då leveransen till outsourcingpartnern är skarpa och kan innebära merkostnader om de inte hålls.
Inför och under en offertpresentation är bra att börja med en genomgång av tjänstebeskrivningen och säkerställa dess innehåll. Dessa punkter är viktiga att tänka på i offertgenomgång med leverantörerna:
- Vilka rapporter ingår i leveransen? Vad behöver till exempel HR respektive ekonomi?
- Vad gäller kring hantering av pensioner?
- Hur ska hanteringen av bankfilen ske, ska det gå via företaget eller har outsourcingpartnern fullt mandat för att sigillera/attestera?
- Vad ingår gällande tid och reseräkningshantering? Eventuell granskning av reseräkningar?
- Vad gäller kring arbetsgivarintyg?
- Vilken flexibilitet finns det utrymme för kopplat till skarpa deadlines? Finns det en viss karenstid i uppstarten för att alla processer ska sätta sig?
- Hur arbetar partnern för att inte bli personberoende? Team/backup?
- Gällande support – gå igenom vilken förväntan som finns. Vilken typ av support ingår? Sker det via telefon, mejl eller ärendehanteringssystem?
- Vad behöver du som kund tänka på vid en hög omsättning av personalförändringar?
- Vad ingår gällande kalenderårsskiften?
- Vad ingår gällande semesterårsskifte?
- Vad ingår i samband med lönerevision och retroaktiv lönehantering?
Hur implementeras löneoutsourcing?
Beroende på storleken på det företag som valt outsourcing kan det behövas en projektimplementation av förändringen där både kund och leverantör deltar i arbetet, projektets längd varierar och sker enligt överenskommelse.
Som kund är det viktigt att du arbetar fram en intern kommunikationsplan till företaget och samtliga medarbetare.
Nedan följer ett exempel på ett upplägg vid implementation av löneoutsourcing som genomförs tillsammans med utvald leverantör, detta kopplas ihop med överenskommen tjänstebeskrivning.
- Analys av nuvarande lönehantering, granska tidplan/checklista/produktionsplan, integrationer, utdata/underlag/rapporter.
- Kontroller gällande kollektivavtal, dess uppsättning inklusive gällande beräkningar.
- Genomgång gällande månadens återkommande underlag som sammanställs inför lönekörningen. Till exempel tidrapporter, reseräkningar och frånvarointyg.
- Samtliga underlag ligger sedan till grund för månadens löneberäkning som innefattar beräkning av bruttolön, förmåner och skatt. Återkommande data är till exempel månadslön, fasta tillägg, bilförmån och eventuella manuella justeringar som ska bearbetas.
- Genomgång av samtliga kontroller enligt förutbestämd checklista samt uppföljning på de beräkningar som skett manuellt och återkoppling mellan dig som kund och leverantör.
- När lönerna är klara så skapas lönespecifikationen för publicering till alla anställda samt det underlag som ska skickas vidare till olika intressenter hos er om kund. Exempel på utdatarapporter är bokföringsorder, semesterlöneskuld, kompskuld och arbetsgivardeklarationer.
Det finns många företag som erbjuder tjänster kring löneoutsourcing, så tänk på att ta god tid på er att följa upp och träffa flera möjliga intressanta leverantörer. Be att få referenser för att få en så samlad bild som möjligt.
Hör av dig till oss på Corplus om du är nyfiken på hur vi kan hjälpa dig! I vårt nätverk har vi vana projektledare och lönekonsulter som arbetat i uppdrag kring löneoutsourcing.
Behöver du stöttning med en konsult inom lön? Tveka då inte att kontakta oss.
