Är ni redo för årets lönekartläggning? Med hjälp av Mattias Klefbäck reder vi ut de vanligaste frågorna, med handfasta svar på hur HR och organisationen kan tänka kring varje steg.
Många upplever att lönekartläggningen är ett krävande arbete som tar mycket tid. Samtidigt är det ett systematiskt arbete som bidrar till ökad jämställdhet på arbetsplatsen. Dessutom får ni insikter om hur löner sätts och vilka utmaningar cheferna möter i samband med lönesättningen.
För att få svar på våra frågor inför årets lönekartläggning tog vi ett snack med Comp & Ben-specialisten Mattias Klefbäck, grundare av RewardSmarter som stöttar HR i frågor som rör Compensation & Benefits. Mattias delade med sig av sina bästa råd för att göra lönekartläggningen så smidig som möjligt.
Hur börjar man en lönekartläggning?
Börja redan här och nu! Resultatet från lönekartläggningen används nämligen ofta som underlag i lönerevisionen så när det arbetet drar igång behöver ni vara klara.
Första steget är att börja där ni slutade förra året. Gå igenom er dokumentation, handlingsplan och utvärdering.
Svara på frågorna:
- Vad fungerade bra i förra årets lönekartläggning?
- Kan ni förbättra någon del av processen?
- Är det något ni behöver åtgärda innan ni börjar med årets lönekartläggning?
Sträva efter att förbättra er process – även små justeringar gör stor skillnad. Arbete som ni behöver göra innan ni sammanställer all data kan till exempel handla om att indelningen i lika arbete behöver justeras eller att arbetsvärderingen för en befattning ska göras om.
– Parallellt med genomgången är det lämpligt att se över organisationens kompetensnivå, förklarar Mattias. Om ni har nya medarbetare på HR kan de till exempel ha nytta av en kortare utbildning som går igenom lönekartläggningens grunder.
Sträva efter att förbättra er process – även små justeringar gör stor skillnad.
Vad står det om lönekartläggning i diskrimineringslagen?
Lönekartläggningen är en av de aktiva åtgärder som finns beskrivet i diskrimineringslagen kap. 3 § 8-14. Där står det att arbetsgivaren ska kartlägga och analysera:
- Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som arbetsgivaren tillämpar.
- Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete.
Lönekartläggning ska göras varje år. Syftet är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män.
Vad ingår i en lönekartläggning?
Vad som ingår i lönekartläggningen styrs av reglerna i diskrimineringslagen, med ett antal steg för kartläggning och analys som ni behöver få med för att uppfylla lagkraven.
Låt oss höra vad Mattias säger om de olika delarna som ingår i en lönekartläggning.
Måste vi gå igenom våra interna dokument?
– Ja, ni behöver se över interna riktlinjer och policydokument för att bedöma om de tillämpas på samma sätt för kvinnor och män. Arbeta systematiskt igenom all dokumentation som rör ersättningsfrågor och förmåner. Några exempel på relevanta dokument är lönepolicy, riktlinjer för lönesättning, bonuspolicy, pensionspolicy och bilpolicy.
Hur ska vi gruppera medarbetarna?
– För att jämföra löner mellan arbetstagare ska dessa delas in i grupper. De medarbetare som har lika eller väsentligt lika arbetsuppgifter ska tillhöra samma grupp. Man säger att medarbetare som tillhör samma grupp har lika arbete.
Varför behöver vi göra en arbetsvärdering?
– När ni har grupperat lika arbeten, är det dags att värdera kraven i respektive arbete för att kunna fastställa vilka arbeten som kan ses som likvärdiga. Även arbeten som till sin natur är olika, men har samma krav, räknas som likvärdiga arbeten.
Hur kartlägger vi eventuella löneskillnader?
– Börja med att kartlägga löneskillnader bland kvinnor och män som utför lika arbete. Fortsätt sedan med undersöka om det finns löneskillnader mellan ett kvinnodominerat arbete och ett likvärdigt icke-kvinnodominerat arbete. För att ett arbete ska räknas som kvinnodominerat ska minst 60 procent av gruppen vara kvinnor. Sist undersöker ni om det finns kvinnodominerade arbeten som har lägre lön än icke-kvinnodominerade arbeten med lägre krav.
Hur ska vi analysera resultatet?
– När ni har kartlagt eventuella löneskillnader ska dessa utredas. Detta är analysen i lönekartläggningen. För att undersöka om det finns osakliga löneskillnader mellan individer och grupper är det lättast att använda sig av uteslutningsprincipen. Gå igenom vilka löneskillnader som kan förklaras utifrån sakliga faktorer som till exempel erfarenhet, prestation och marknadslön. Om ni inte kan hitta förklaring till löneskillnader ska dessa åtgärdas.
Om ni inte kan hitta förklaring till löneskillnader ska dessa åtgärdas.
Vad ska handlingsplanen innehålla?
– I handlingsplanen beskriver ni vilka åtgärder som behövs. Det kan handla om lönejusteringar för individer och grupper eller kompetenshöjande insatser. För varje åtgärd ska ni utse en ansvarig person och ta fram en tidsplan.
Hur ska vi dokumentera lönekartläggningen?
– Hur en lönekartläggning ska dokumenteras finns också beskrivet i diskrimineringslagen. Kort förklarat ska ni redovisa resultatet av årets kartläggning och de lönejusteringar och andra åtgärder som behöver genomföras. Ni behöver också beräkna budget och sätta en tidsplan för respektive åtgärd. Ni behöver även följa upp förgående års handlingsplan samt beskriva hur samverkan har genomförts.
Vad krävs för god samverkan med facket?
Många gånger står arbetsgivaren och fackliga representanter på var sin sida av bordet. Under lönekartläggningen ser det annorlunda ut eftersom det finns ett gemensamt mål: Att hitta och åtgärda osakliga löneskillnader.
Ibland kan fackliga representanter förvänta sig samma detaljerade underlag som vid lönerevisionen. Men även om arbetsgivaren har informationsplikt betyder inte det att företaget ska dela med sig av löneinformation på individnivå. Lönekartläggningen jämför nämligen alla anställdas löner, inte bara de fackligt anslutna. Sätt rätt förväntningarna hos facket genom att vara tydlig med formen för samverkan.
– Ligg steget före genom att visa att ni har koll på lagstiftningen, förklarar Mattias. Försök även att förenkla arbetsprocessen så gott det går och argumentera tydligt för era val längs vägen.
Med tydlig kommunikation kring metodiken, praxis på marknaden och hur era chefer kommer att involveras i arbetet, kommer era fackliga representanter med största sannolikhet uppleva att de får den information de behöver.
Vad är svårast i lönekartläggningen?
När det kommer till lönekartläggningen kämpar många företag med samma utmaningar, oavsett storlek eller bransch. Så vilken är den mest återkommande frågan?
– Indelningen i lika arbeten ställer till det hos många, säger Mattias. Ofta finns det personer med unika roller som är svåra att gruppera ihop med andra. För organisationer utan jobbstruktur är en vanlig utmaning själva värderingen av likvärdiga arbeten.
Medarbetare utför lika arbete om de utför samma eller nästan samma arbetsuppgifter. Många företag utgår ifrån titlar eller statistikkoder för denna indelning. Om indelningen gör att man i analysen endast jämför individ med individ, går det också att gruppera ihop flera titlar/koder till ett lika arbete.
Det är ofta en bra lösning att skapa lite större grupper, så länge ni jämför rimligt lika befattningar utifrån arbetets innehåll och krav. Då får ni ett större statistiskt dataunderlag som ni kan använda för att analysera oönskade eller felaktiga lönerelationer. Med bättre statistiskt underlag kan ni dessutom vara mer transparenta i samverkan.
Behöver HR eller cheferna höja sin kompetens?
Den största fördelen med lönekartläggningen är att den återkommer varje år. Det gör att ni kan förenkla arbetet över tid. Lär er av tidigare års processer och våga göra justeringar i era rutiner. Det kommer ni att tjäna på.
Vi har tidigare pratat om att samma frågor ofta återkommer, oavsett bransch och företagets storlek. Dessa frågor sådde ett frö hos Mattias, som förra året lanserade en digital utbildning i lönekartläggning.
– Det är många HR-organisationer som behöver mer kunskap inom löneområdet, men det finns inte så många kurser att gå. Jag är glad att vi nu erbjuder utbildningar som ger HR rätt kompetens till en rimlig kostnad.
Hur påverkar det nya lönetransparensdirektivet arbetet med lönekartläggning?
Ett första steg för att implementera EU:s lönetransparensdirektiv i svensk lagstiftning är statens offentliga utredning (SOU 2024:40) “Genomförande av lönetransparensdirektivet”. Där kan vi läsa att dagens regler för lönekartläggning redan möter (och i vissa fall går längre än) flera krav i det nya direktivet.
Tanken är att lönekartläggningen blir stommen för dessa nya insynsregler. Arbetsgivare ska kunna använda sig av informationen i lönekartläggningen för att förse arbetssökande och arbetstagare med information de har rätt till. Det gör att organisationer i framtiden behöver komplettera sin lönekartläggning för att uppfylla de nya kraven.
4 förslag som kan påverka lönekartläggningen
- Arbetsgivare med minst 10 medarbetare ska redovisa andelen kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika och likvärdigt.
- Den fördjupade analysen ska jämföra kvinnors och mäns löneutveckling, bland annat i samband med föräldraledighet, med löneutvecklingen för arbetstagare som inte har tagit ut motsvarande ledighet.
- Arbetsgivare med 100 eller fler medarbetare ska lämna uppgifter ur lönekartläggningen till DO. Under vissa förutsättningar ska de även lämna in den skriftliga lönekartläggningen.
- Samverkan utökas till att omfatta utformningen av kriterier för arbetsvärdering och motivering av löneskillnader.
De nya reglerna träder i kraft 2026, så ni har tid på er att anpassa arbetet med lönekartläggning.
Mattias bästa råd inför lönekartläggningen
Det är lätt att bli överväldigad av alla delar i en lönekartläggning. Därför är det viktigt att ni börjar i tid. Med hjälp av Mattias erfarenhet på området hoppas vi att du har fått svar på dina frågor och känner dig trygg med processen.
Med det sagt, vill vi avsluta med några goda råd från Mattias:
- Skapa samsyn
Innan ni börjar arbetet är det viktigt att arbetsgruppen, tillsammans med de fackliga representanterna, landar i processen, tidsplanen och graden av involvering i arbetets olika delar. - Sätt en rimlig ambitionsnivå
Lönekartläggningen är bara en av flera löneprocesser under året. Beroende på hur många som involveras i arbetet tar det olika lång tid att genomföra. Därför måste ni prioritera och sätta en rimlig ambitionsnivå. Om ni upptäcker något som ni borde gjort annorlunda, lägg till det i handlingsplanen för nästa års lönekartläggning. - Höj blicken – se till helheten
Eftersom vi i Sverige har individuell lönesättning går det inte att genomföra en lönekartläggning med ett rent matematiskt tillvägagångssätt. Det kommer att krävas att man är lite pragmatisk vid analyserna för att komma igenom processen. Fokusera på arbeten som ligger fel i lönestrukturen eller bristande tillämpningen av policy istället för mycket små löneskillnader. - Behåll fokus
Syftet med en lönekartläggning är att identifiera och åtgärda löneskillnader där diskriminering på grund av kön inte går att utesluta. Andra felaktigheter eller frågetecken, som inte berör kön, bör hanteras utanför lönekartläggningen. - Utbilda cheferna i lönesättning
Det är inte lätt att sätta lön. Därför kan lönesättande chefer behöva en utbildning i hur de ska tänka kring lön i samband med rekrytering, lönerevision eller när en medarbetare får en ny roll inom organisationen.
Gå igenom processen för arbetet, steg för steg, för att säkerställa att ni inte missar någon del och ta hjälp om ni känner er osäkra. Det viktigaste är att ni hela tiden strävar efter att utveckla processen så att den passar er verksamhet.
