I dagens affärsvärld, där effektivitet och digitalisering går hand i hand med mänskliga relationer, står löneavdelningen inför nya utmaningar. Att ”bara” hålla sig uppdaterad med den senaste tekniken räcker inte. Framgångsrika löneavdelningar måste också bygga starka relationer och effektiva kommunikationsstrategier. I den här artikeln utforskar vi hur du kan stärka din löneavdelning till en dynamisk och värdefull del av din organisation.
Idag är det en strid ström av inlägg och artiklar som lyfter att rätt system, AI och digitalisering är nyckeln till framgång för lönehanteringen. Självklart är det en viktig faktor.
Rätt plattform och effektiva arbetssätt medför att de anställda kan känna att de skapar nytta genom sin arbetsdag då arbetet blir effektivt samt att de kan lägga tiden på mer värdeskapande arbetsuppgifter såsom exempelvis analys av data, rådgivningen till organisationen och att vara del av strategiska beslut grundade på exempelvis data.
Förbättra kommunikationen – löneavdelningens hjärta
Det som mer sällan diskuteras är vikten av att löneavdelningen har en god kommunikation och väl fungerande relationer mellan avdelningarna och andra intressenter, exempelvis löntagarna.
Att vara i framkant med att informera om årets lönehändelser till löntagaren minimerar frågor till löneservice och bidrar till ett gott förtroende för lönavdelningen
En löneavdelning behöver kontinuerligt arbeta med hur dom uppfattas inom organisationen. För att uppnå ett högt förtroendekapital behöver man lägga tid och ha en plan för kommunikation under löneåret och vårda relationen till andra nyckelfunktioner. Att vara i framkant med att informera om årets lönehändelser till löntagaren minimerar frågor till löneservice och bidrar till ett gott förtroende för lönavdelningen, vilket i sig bidrar till att öka tryggheteten i organisationen. Att skapa förutsättningar för lönemedarbetarna att ha tid för möten med kollegor utanför organisation skapar mervärde i form av kunskapsutbyte och bidrar till utveckling av löneprocesserna och närliggande processer inom HR och ekonomi.
Så bygger du starka band från din löneavdelning
Här är några enkla tips för att öka kommunikationen och samarbete över gränserna
- Upprätta en kommunikationsplan för året, vid vilka tillfällen kan det vara bra att publicera en nyhet/artikel eller till exempel en FAQ till löntagarna? Exempelvis brukar en semesteromställning skapa frågor och att göra att en FAQ med de vanligaste frågorna underlättar både för löntagarna, löneavdelningen och cheferna.
- Erbjud företagets chefer och/eller andra viktiga nyckelpersoner korta informationsmöten via teams kring nyheter i era processer och vid årets olika lönehändelser. Detta för att de ska kunna bemöta sina anställda på bästa sätt när frågor uppkommer.
- Låt medarbetaren på lön få göra en kort ”praktik” och se hur kollegan på ekonomi eller HR arbetar, det främjar relationsbyggandet och ökar förståelsen för de affärsområden som tangerar lön. Bjud även in dem att vara några timmar hos er på lön.
- Sitter lön långt ifrån kärnverksamheten? Kan ni kanske se över om någon från lön kan sitta och jobba en dag ute i en av företagets verksamheter några gånger per år?
- Upprätta kontinuerliga avstämningsmöten mellan lön och ekonomi. Att få löneavdelningen att arbeta nära ekonomiavdelningen kan effektivisera mycket då det finns en röd tråd i kontoavstämningar, löneskulder och mycket mera där frågorna brukar vara många varje månad och annars avhandlas via mejl.
- Se till att ni har bra kommunikationskanaler internt som alla förstår och använder. Lägg tid på att utbilda organisationen hur detta förväntas användas för att uppnå bästa resultat och få organisationen att se värdet av användandet. Dessa kan användas för korta meddelanden eller nyheter för att hålla organisationen uppdaterad snabbt.
- Du som är lönechef, be att få vara gäst på dina chefskollegors avdelningsmöten för att hålla dig uppdaterad men även för relationsskapandet.
- Sist men inte minst, se till att ha en god dialog och kontinuerliga avstämningsmöten med er leverantör av lönesystem/HR-system. Se även till att ni har en speaking partner på IT-avdelningen som hjälper er med det tekniska samt utveckling.
Hoppas att vi kunnat bidra med något genom dessa handfasta tips på att effektivisera din organisation ur löneavdelningens perspektiv.
Vi på Corplus, tillsammans med vårt stora nätverk av konsulter, besitter en djup kompetens inom lön, HR och ekonomi så hör av dig om du vill ta en kaffe så kan vi berätta mer om hur vi kan hjälpa just dig och din organisation.
