Att leda på distans har blivit en ny verklighet i vårt arbetsliv. Distansarbetets plötsliga uppsving under covid-pandemin visade att det är möjligt att hålla hjulen i rullning även när kontorsstolarna är tomma. Men att navigera i denna nya norm är inte utan sina utmaningar. Att leda på distans kräver en anpassning av både verktyg och ledarstilar samtidigt som det öppnar upp för många fördelar som kan förbättra både effektivitet och medarbetarnas välbefinnande.
I denna artikel utforskar vi både fördelar och utmaningar med distansarbete samt ger konkreta tips och strategier för att du som ledare ska kunna lyckas i din roll – oavsett fysiskt avstånd till ditt team.
Fördelar med distansarbete
Det finns många fördelar med distansarbete. Bland fördelarna kan nämnas att både prestation och effektivitet kan öka när medarbetaren själv har större inflytande över sin arbetsmiljö. Resor till och från arbetet minskar naturligtvis vid distansarbete, vilket sparar både tid och pengar för medarbetare.
Efter hand som vi blivit mer vana vid att arbeta på distans har behovet av andra arbetsrelaterade resor också minskat. Fler möten som tidigare kostade både tid och pengar sker i dag på distans. Detta kan vara fördelaktigt för alla inblandade, även om fördelarna med fysiska möten inte skall underskattas.
Forskning visar att arbetstagare oftast upplever att distansarbete ger en bättre balans mellan arbete och privatliv, något som i sin tur ger en ökad trivsel med både arbetet och livet i stort. Studier har också visat att sjukfrånvaron minskar på de arbetsplatser där medarbetarna helt eller delvis kan välja att arbeta på distans.
Forskning visar att arbetstagare oftast upplever att distansarbete ger en bättre balans mellan arbete och privatliv, något som i sin tur ger en ökad trivsel med både arbetet och livet i stort.
Utmaningar med att leda på distans
Förutom att den digitala kommunikationen ibland kan upplevas som stel och onaturlig så har nog de flesta av oss varit med om diverse tekniska missöden, såsom att ljudet hackar eller att bilden fryser. Det är därför viktigt att både chefer och medarbetare är extra tydliga och transparenta i sin kommunikation samt att säkerställa att alla tagit till sig budskapet i samtalet. Då kan missförstånd och stress minimeras.
Anpassning av ledarskapet vid distansarbete
Experter på området menar att ledarskapet vid distansarbete innebär ett ökat krav på tydlighet, lyhördhet, transparens och delaktighet från ledarens sida. Det innebär att vara närvarande och stötta sina medarbetare aktivt, vilket ställer högre krav på tillgängligheten. Detta kan ju naturligtvis vara problematiskt. En lösning kan vara schemalagda avstämningar samt att exempelvis höra av sig på sms eller telefon för att önska trevlig helg eller liknande. Dock kan detta i vissa fall medföra merarbete för den som är ledare, något man måste vara uppmärksam på.
Ledarskap på distans kan göra det nödvändigt för chefer att fokusera mer på resultatet av medarbetarnas arbete och ägna mindre tid åt att detaljstyra hur medarbetarna löser sina uppgifter. Den som leder på distans måste med andra ord visa en större tillit till sina medarbetare. De flesta medarbetare är förhoppningsvis pålitliga och samvetsgranna och tilliten finns redan där. Men i de fall där chefen faktiskt måste vara med och detaljstyra medarbetarens arbete kan man behöva se över möjligheten för distansarbete eller hitta en annan lösning.
Säkerställ välmående hos ditt team
Om kontoret och hemmet är samma plats är det lätt hänt att en arbetar för mycket, eller blir sittande med arbetsuppgifter på kvällen efter att en “bara skulle skicka ett mejl”. Både chefer och medarbetare som jobbar hemifrån kan uppleva att det är svårt att sätta gränser mellan arbete och privatliv. Det finns en risk att detta leder till ökad stress. Ledaren bör arbeta med att hjälpa medarbetarna att hantera dessa gränser och minska stressen. Detta kan göras genom att ledaren föregår med gott exempel, till exempel genom att undvika att skicka mail utanför arbetstid. Andra sätt kan vara att säkerställa att medarbetarna tar raster under arbetsdagen och inte arbetar för mycket övertid. Det handlar helt enkelt om att skapa en sund organisationskultur som även gäller på det “digitala kontoret”.
Den fysiska arbetsmiljön i hemmet är en annan faktor som påverkar medarbetarnas trivsel och produktivitet. Det håller sällan i längden att sitta och arbeta på en pinnstol vid köksbordet eller hopsjunken vid barnens skrivbord. Om en medarbetare arbetar helt på distans bör arbetsgivare ge dem möjlighet till ergonomiska arbetsplatser. Detta minskar både fysiska hälsorisker och ökar produktiviteten hos medarbetarna.
Hantera frånvaro av social interaktion
Eftersom den sociala interaktionen förändras i grunden vid distansarbete kan det som chef vara svårare att upptäcka om medarbetare mår dåligt eller har andra problem som påverkar deras arbete. Därför måste distansledaren även vara extra uppmärksamma på medarbetarnas välmående och erbjuda sitt stöd och sin omtanke även på distans.
Det är inte ovanligt att en del medarbetare kan känna en minskad samhörighet med sina kollegor och sin chef. Många av oss behöver kontorets småprat vid kaffemaskinen och snacket om helgens aktiviteter eller favoritlagets framgångar.
Denna frånvaro av social interaktion kan ha en negativ inverkan på motivationen och trivseln hos medarbetarna. Trivseln som det vardagliga småpratet bidrar till kan vara svår att ersätta. Ett alternativ kan vara att arbetsgruppen samlas för att “fika digitalt”, även om det sannolikt inte kan ersätta fysiska mötet. Som chef kan det också var klokt tar sig tid att prata en stund extra med sina medarbetare.
Många av oss behöver kontorets småprat vid kaffemaskinen och snacket om helgens aktiviteter eller favoritlagets framgångar.
En annan lösning är naturligtvis att skapa möjligheter att umgås utanför arbetet, tex på after work, eller varför inte ett gemensamt löppass eller en golftävling?
Nyckeln till framgång är balans
Som många av oss erfarit, kan distansarbetet medföra både för- och nackdelar. Hur arbetsformen fungerar påverkas av åtskilliga faktorer såsom ledarskapsstil, den enskilde medarbetarens egenskaper, tekniska förutsättningar mm. Ibland är det en bra lösning, ibland mindre bra, ibland direkt olämplig.
Kanske är det en kombination av distans- och kontorsarbete som ger det bästa resultatet och för att medarbetarna skall trivas. Genom att kombinera arbetsformerna kan en tillvarata distansarbetets fördelar, men också att möta distansarbetets utmaningar och främja ett balanserat arbetsliv, en god arbetsmiljö och trivsel bland både medarbetare och chefer.
