I takt med digitalisering och nya krav på arbetsmarknaden växer nya roller fram som gör löneavdelningen mer central än någonsin. I denna artikel utforskar vi rollerna Payroll Business Partner och Payroll Controller.
Att arbeta med lön kommer framåt att kräva en ännu högre nivå av balans med utökat systemintresse, kundservice och rådgivning. Alla roller inom lön har idag olika kompetensnivåer och innehåll. Företag/arbetsgivare har beroende på sin organisation olika titlar/rollbeskrivningar till sina medarbetare inom lön. Vad rollerna innefattar kan däremot skilja sig oerhört mycket från företag till företag.
Vi tror att framtiden har många nya spännande löneroller som kommer att växa fram. Roller som gör att löneavdelningen blir en mer central del av organisationen. Det är roller inom lön som är spännande och nytänkande.
Nya namn i en ny organisation? Lönekonsult och Lönespecialist, är inte det samma sak?
Vad tänker vi är framtidens löneroller? Det finns många möjligheter och lön är fantastiskt roligt, givande och utmanande.
När man arbetar med lönehantering så nämns flera olika titlar som lönespecialist, lönekonsult, löneadministratör, systemspecialist, applikationskonsult m.fl
I denna artikel berättar vi mer om rollerna: Payroll Business Partner/Lönepartner och Payroll Controller. Två relativt nya roller inom lön
Payroll Business Partner – Lönepartner
En Payroll Business Partner bidrar till att företagets lönehanteringsprocesser fungerar smidigt och effektivt, vilket är avgörande för medarbetarnas tillfredsställelse och företagets övergripande verksamhet.
I rollen ingår bland annat
Rådgivning och Stöd: Ge råd och stöd till chefer och medarbetare angående lönefrågor, lagar och regler samt företagets policys och rutiner.
Compliance och Regler: Säkerställa att lönehanteringen följer alla relevanta lagar, regler och kollektivavtal. Hålla sig uppdaterad med förändringar i lagstiftningen och implementera dessa i företagets rutiner.
Rapportering och Analys: Generera lönerapporter och analysera lönekostnader. Detta kan inkludera att identifiera trender, göra prognoser och ge rekommendationer för kostnadseffektivitet.
Processförbättring: Identifiera och implementera förbättringar i lönehanteringsprocesser för att öka effektiviteten och minska risken för fel.
Systemhantering: Administrera och optimera lönesystem och säkerställa att dessa system är uppdaterade och anpassade efter företagets behov.
Payroll Controller
En Payroll Controller, har en viktig funktion inom företagets ekonomi- och HR-avdelning med fokus på att säkerställa korrekt lönehantering och finansiell kontroll.
I rollen ingår bland annat
Löneberäkning och Utbetalning: Säkerställa att löner, skatter och andra avdrag beräknas och utbetalas korrekt och i tid. Detta innebär ofta nära samarbete med kollegorna som arbetar med lönehanteringen (löneadministratörer, lönespecialister, systemförvaltare) och användning av avancerade lönehanteringssystem.
Kontroll och Avstämning: Genomföra regelbundna kontroller och avstämningar av löneutbetalningar för att säkerställa att allt stämmer överens med företagets policyer och lagstadgade krav. Detta inkluderar att granska lönerapporter och identifiera eventuella felaktigheter eller avvikelser.
Rapportering: Utveckla och tillhandahålla detaljerade lönerapporter till ledningen, HR och andra relevanta avdelningar. Detta kan inkludera rapporter om lönekostnader, skatter, förmåner och annan relevant statistik.
Regelefterlevnad: Säkerställa att lönehanteringen följer alla gällande lagar och regler, inklusive skattelagar, arbetsrätt och kollektivavtal. Hålla sig uppdaterad med förändringar i lagstiftningen och implementera nödvändiga justeringar.
Systemadministration: Hantera och optimera lönesystemen för att säkerställa att de är effektiva och pålitliga. Detta kan innebära att konfigurera system, utföra tester och säkerställa att all data är korrekt och uppdaterad.
Revisionsstöd: Stötta interna och externa revisioner genom att tillhandahålla nödvändig dokumentation och information, samt svara på frågor från revisorer.
Utbildning och Support: Ge support och utbildning till andra anställda inom lönehantering och relaterade system för att säkerställa att alla följer bästa praxis och förstår företagets rutiner.
Genom dessa uppgifter bidrar en Payroll Controller till företagets finansiella kontroll samt säkerställa att lönerna hanteras korrekt och i enlighet med alla relevanta regler och rutiner.
Några exempel på övriga vanliga titlar inom lön där vi beskriver kortfattad uppfattning på rollens ansvarsområde.
- Löneadministratör; arbetar med registrering av lönedata tex. inregistering av nyanställdas avtal och har vanligtvis inte ett eget ansvar över lönekörningen
- Lönespecialist; arbetar med lönehantering ax till limpa, stöttar i komplexa lönefrågor samt har god förståelse om olika kollektivavtal. En lönespecialist stöttar både HR och Ekonomi i flera olika frågor tillhörande avtal och bokföring av till exempel semesterlöneskuld
- Lönekonsult; bred erfarenhet inom lön då de i rollen som konsult arbetar ute på olika uppdrag. En lönekonsult arbetar med lönehantering ax till limpa, har kunskap i flera olika lönesystem och kollektivavtal. Som lönekonsult förväntas man snabbt sätta sig in i sitt uppdrag och att ha en god kommunikativ förmåga.
- Systemspecialist; fördjupad kunskap i ett eller flera lönesystem. Har god kunskap i löneprocessen och hanterar komplexa frågor i systemet och förståelse för de integrationer som krävs från tex. tidssystem.
- Lönekoordinator; är företagets kontaktperson vid outsourcade löner. Granskar löneunderlagen och har avstämningar med leverantören. Vanligtvis arbetar koordinatorn även med HR relaterade uppgifter.
- Applikationskonsult; Implementerar och optimerar lönesystem. Ger tekniskt stöd och säkerställer att systemet följer företagets krav.
- Lönechef; leder företagets löneavdelning. Har bl.a personalansvar samt rapporterar och är ett stöd till HR och Ledning i lönefrågorna.
Alla roller inom lön hör ihop och flera uppgifter överlappar och alla organisationer har sin rollbeskrivning kopplat till rollen. I flera organisationer lägger man till Senior framför rollen då medarbetaren arbetat länge inom företaget eller genomfört fler utbildningar eller tagit sig an fler arbetsuppgifter.
