Digitalisering ger möjlighet att skapa större värde och utveckla verksamheten mot framtidens behov. Men vad innebär egentligen digitalisering och hur genomförs just en lyckad digitalisering av ekonomiavdelningen? Detta är frågeställningar som vi på Corplus ofta får från kunder.
Med tanke på att över hälften av svenska företag inte har en tydlig plan för sin digitalisering, så är vår åsikt att det är hög tid att påbörja detta arbete. Vad anledningen till att just er verksamhet behöver digitaliseras kan bero på flera olika anledningar, till exempel:
- Minska tidstjuvar
- Öka kontrollen
- Möta kunder och konkurrenters krav
- Säkra kvalitet
- Öka operativ flexibilitet
- Möjlighet att sammankoppla informationssystem
Vad innebär digitalisering?
Först behöver vi reda ut vad ordet digitalisering innebär. Begreppet kan ha olika betydelse beroende på område och vilken typ av organisation som utför det. Utifrån en mer modern definition brukar ordet delas in i två beskrivningar:
Digitisering; som innebär en förflyttning från det analoga till det digitala
Digitalisering; som beskriver processen där digital information används för att förändra arbetssätt och processer
Många har säkert hört talas om digital transformation vilket i dessa sammanhang kan beskrivas som den totala effekten en organisation får genom digitaliseringen. Även ordet automatisering används flitigt i dessa sammanhang. Detta begrepp brukar beskrivas som införandet av steg i en process där processen mer eller mindre går av sig själv. Detta är framförallt vanligt inom tillverkande verksamheter men kan även gälla andra typer av processer. Summa summarum handlar det om att avlasta människan och samtidigt öka effektiviteten och kvaliteten i processen.
Digitalisering är ett naturligt steg i samhällets allt snabbare förändringstakt där högre krav ställs på effektivitet likväl som kvalitet i hantering av information. De som inte digitaliserar riskerar att komma efter konkurrenterna samtidigt som den digitala teknologin direkt påverkar lönsamheten i en organisation.
Ett annat resultat av digitalisering är en förflyttning av kunskap och kompetens. Medarbetarnas arbetsbeskrivningar tenderar att förändras och nya kompetenser kommer behövas, samtidigt som vissa ”dör ut” och ersätts digitalt. Detta innebär inte att man tar bort människor från processer – det snarare stärker dem menar vi.
Digitalisering av ekonomiavdelningen leder snarare till att tråkiga och repetitiva uppgifter blir automatiserade. Resultatet blir då större fokus på aktiviteter som är viktiga för organisationens framåtskridande och som driver produktivitet mot affärsmålen.
Digitalisering av en ekonomifunktion
En ekonomifunktions förmåga att digitaliseras varierar och beror på i hur stor omfattning man önskar digitalisera verksamheten. Frågan är så klart hur man lyckas med sin digitalisering? En förutsättning är planering, skapa en ”digital roadmap” som utgår från verksamhetens övergripande strategi.
Planering kan ta tid och detta skall då balanseras med en snabbföränderlig omvärld för att inte ”komma efter”. Rådet är likväl att planera, men gör det raskt! Syftet med planeringen är att vara så förberedd som möjligt och på så sätt undvika så många fallgropar som möjligt. ”If you fail to plan – you plan to fail”.
”If you fail to plan – you plan to fail”
Digitalisering av ekonomiavdelnignen möjliggör för funktionen att effektivisera processer och automatiseringen kan frigöra tid från manuella till mer kvalificerade arbetsuppgifter. En vägledning kan vara att de arbetsmoment som är standardiserade också är lämpligast att inleda digitaliseringen.
Digital transformation kan generellt ske inom de flesta område. Oftast är det bara fantasin som sätter stopp. Ett exempel är taxi-branschen. Denna uppfattades som omöjlig att digitalisera då det är fysiska bilar som transporterar och transporteras av fysiska personer. Über förändrade den världsbilden och idag finns det till och med företag som hyr ut el-skoters som till viss del digitalt utmanar Über. Utgå därför med ett öppet sinne i digitaliseringsresan.
Kom igång med digitalisering av ekonomiavdelningen
Inledningsvis behövs en plan för inom vilka områden man vill inleda digitaliseringen av ekonomiavdelningen ifrån. Nedan kommer några exempel för att komma igång med digitaliseringen:
- Bankintegrationer
- Optisk teckenigenkänning (OCR)
- Kostnadsmodul
- Molnbaserade integrationer
- Arbetsflöden
- Automatisering av påminnelsebrev
- Automatiserade omfördelningar
- Automatiserade förskottsbetalningar & periodiseringar
1. Bankintegrationer
Integrerade banklösningar är troligtvis den enskilt största digitala fördelen. Integrerade kontoutdrag blir automatiskt genererat i kassaboken och blir baserad på saldot på transaktionen. Dessa transaktioner kan sedan stämmas av direkt med banken. För betalningar tar en bankintegration bort behovet av att ladda upp en BACS-fil till din bank. Detta sparar både tid samtidigt som det är en säkrare hantering. Eftersom systemet vet vad som blivit betalat så publiceras betalningarna automatiskt i kassaboken och stämmer av fakturorna i leverantörsreskontra.
2. Optisk teckenigenkänning (OCR)
OCR-teknik minskar mängden manuell datainmatning som krävs för fakturor för inköp. Om ordrar för inköp inte utnyttjas så kan olika typer av maskininlärning skapas. Denna kan tex. baseras på tidigare beteenden.
Vid behov går OCR-tekniken ett steg längre och läser företagets organisationsnummer på en faktura. Genom att göra detta skapas ett leverantörskonto automatiskt med en direkt-integration mot Bolagsverket.
3. Kostnadsmoduler
Med en modern kostnadsmodul behöver en ekonomiavdelning inte föra in varje enskild transaktion i manuellt systemet. Ett mobilvänligt system kan dessutom låta slutanvändare godkänna utgifter mobilt. Detta är ett väl flexibelt hanteringssätt där man på ett effektivts vis kan hantera sina utläggsräkningar genom att ta en bild på kvittot istället för fysisk hantering.
4. Molnbaserade integrationer
Nyttjande av rätt molntjänster är ett viktigt och snabbt sätt att möjliggöra en framgångsrik digital transformation. Med rätt molnlösning får verksamheten kraft och stöd för nya affärsmodeller och agilt arbetssätt. Här ges möjlighet till nyttjande av avancerade verktyg för datahantering, analys, maskininlärning och AI.
5. Arbetsflöden
Skicka arbetsflöde med rätt information för leverantör- och inköpsordrar automatiskt till rätt personer. Genom att införa elektroniska godkännanden så skapar detta en överblick över hela processen för godkännande i din organisation. Detta kan kompletteras med att inköp automatiskt periodiseras till den tidpunkt varan mottas av organisationen.
6. Automatisering av påminnelsebrev
Många organisationer upplever det som tids- och energikrävande att jaga betalning på fakturor. En lösning på detta kan vara att automatisera påminnelsebrev och därmed frigöra tid till andra mer kvalitativa arbetsuppgifter.
7. Automatiserade omfördelningar
Att omfördela intäkter och kostnader på olika kostnadsställe eller liknande, är en arbetsuppgift som oftast är rutinmässig och sker i slutet av varje månad. Detta är en repetetiv uppgift som med stor fördel går att automatisera.
8. Automatiserade förskottsbetalningar och periodiseringar
Dom flesta moderna affärssystemen (ERP-systemen) har funktioner som gör det möjligt att förbetala och skicka ut fakturor automatiskt när man bokar upp en transaktion. Det finns även funktioner som när månaden är slut, automatiskt samlar in fakturor som mottagits, men innan dess att betalningsperioden stängts. På så sätt undviks manuell hantering kring att förbetala och samla in transaktioner varje månad.
Vänta inte för länge …
Det är viktigt att förstå att varje digital transformation är unik och kräver sitt eget upplägg och planering. Varje företag har sina förutsättningar utifrån kunskap, kompetens, IT-struktur, organisation etc. Det är därför viktigt att göra sin hemläxa innan digitalisering av ekonomiavdelningen inleds. ”Planning is everything”, men låt det inte ta för lång tid för då blir ni omsprungna.
Tänk på att det är med stor fördel att se sin digitala transformation som en resa mer än att bara titta på slutmålet. Tekniken går hela tiden framåt vilket gör att nya möjligheter till effektivisering kommer att uppenbara sig. Det är vår uppfattning att de organisationer som blir mest framgångsrika är de som vågar investera i resurser och teknologi som gör det möjligt att uppnå sina affärsmål.
Detta kan man bland annat göra genom att automatisera sin ekonomiavdelning, vilket låser upp kunskaper och kompetenser i organisationer som kan utvecklas till sin fulla potential. En Win-Win-situation där repetitiva uppgifter blir mer effektiva och kvalitetsrika samtidigt som organisationen får större möjlighet till proaktivt och kreativt arbete för framtiden.
Glöm inte bort att det är just de kvalitativa och kreativa arbetsmomenten som oftast motiverar och driver medarbetarna i deras utveckling. Med andra ord får du mer nöjda medarbetare på köpet.
Har ni inte börjat resan med digitalisering av ekonomiavdelningen så kan det vara en fördel att börja i mindre skala. Genom att stegvis utveckla processerna så ökar kontrollen och kvaliteten. Men upplevs det att hinder uppstår på grund av begränsningar i affärssystemet så är det oftast en bättre lösning att undersöka möjligheterna till byte, men låt det ske under kontrollerade former. På så sätt ökar möjligheterna att införa elektroniska processer som vi nämnt ovan.
Att vänta tills det gamla systemet slutat fungera är ingen bra lösning. Detta leder oftast till mer merarbete och blir slutligen en panikartad och dyrare lösning än ett. Arbeta gärna agilt, men tänk långsiktigt och proaktivt.
Och du … vänta inte för länge med er digitala resa
”Möjligheter är som soluppgångar. Väntar du för länge, missar du dem”
William Arthur Ward
Behöver du stöttning med en konsult inom ekonomi? Tveka då inte att kontakta oss.
