Att byta lönesystem kan vara en stor utmaning för företag och organisationen, oavsett storlek och bransch. Det finns många faktorer att ta hänsyn till, och det är viktigt att ha en väl genomtänkt plan för att minimera riskerna och maximera framgången.
Utefter vår erfarenhet av systembyte men också efter många samtal med lönechefer och medarbetare som gått igenom resan har vi nedan sammanställt en checklista över punkter att ta med på resans gång för att undvika de vanligaste fallgroparna:
Byta lönesystem – här börjar du
Det första steget för att undersöka om det är aktuellt att byta lönesystem är att göra en nulägesanalys, även kallat förstudie.
Syftet med denna förstudie är att säkerställa om behovet finns och om det är genomförbart. Att genomföra en förstudie kräver hög noggrannhet. Detta för att ha ett bra underlag som ger en större chans att fatta ett bra beslut.
Vid implementering av ett nytt lönesystem eller en översyn av det befintliga lönesystemet är det viktigt att se över vilken stöttning ni kan få av vald systemleverantör i form av support och utbildning.
Nulägesanalys/Förstudie
Förstudien i samband med att byte av lönesystem ska redogöra hela verksamhetens löneprocess och hur den fungerar här och nu, det vill säga aktuellt dagsläge. Underlaget ska identifiera styrkor, svagheter och möjligheter samt ge en överblick/kartbild över integrationer med tillhörande försystem.
Förstudien innehåller en översyn av det befintliga lönesystemet för att kunna jämföra verkligheten mot de behov som senare tas upp i kravspecifikationen. Det är först därefter det går att jämföra nuvarande lönesystem med andra eventuellt nya system.
Tips på frågor i denna fas är:
- Hur ser löneprocessen ut?
- Vad är det som fungerar bra?
- Vad är det som fungerar mindre bra?
Säkerställ rätt kompetens
Hur ser löneavdelningen ut hos er inför bytet av lönesystem? Har ni anlitat extern hjälp i form av projektledare eller har ni hjälp av systemleverantören som kan bistå vid frågor om det nya systemet?
Det kan krävas specialiserad kunskap för att implementera och använda ett nytt lönesystem. Om personalen saknar den nödvändiga kompetensen kan det leda till felaktig användning och stora problem med lönerna.
Det är vanligt att befintlig personal förväntas vara med i projektet utöver att göra de dagliga sysslorna. Här är det dock viktigt att kartlägga kompetensen och även tidsramen (detta kommer vi ta upp lite längre ner).
Det är vanligt att befintlig personal förväntas vara med i projektet utöver att göra de dagliga sysslorna. Här är det dock viktigt att kartlägga kompetensen och även tidsramen.
Ett tips kan vara att ta in extern hjälp i form av konsulter som kan sköta den dagliga driften under projektets gång så att ni frigör tid för era nyckelpersoner och berörda medarbetare till att kunna deltaga i projektet. Detta gör också att kompetensen stannar i bolaget och inte försvinner när projektet är slut.
Involvera IT
En annan utmaning är att det kan finnas olika tekniska förutsättningar med det nya lönesystemet. Detta kan inkludera problem med integrationen av det nya systemet mot andra befintliga system och programvaror som företaget använder, vilket kan leda till till exempel förseningar eller felaktiga utbetalningar.
Det är viktigt att ha medlemmar som representerar IT-avdelningen i projektet för att byta lönesystem. Det blir oftast många frågeställningar samt aktiviteter i projektet kring integrationer, konfigurationen med mera av det nya systemet.
Avsätt tid att förbereda och planera
Det är viktigt att säkerställa att det blivande lönesystemet uppfyller ert behov som just er verksamhet har. Att kartlägga processer, identifiera lönearter och uppdatera rätt information från kollektivavtalen kan vara avgörande tidsmässigt när projektet väl är i gång.
Har medlemmarna i projektet gjort ett gediget förarbete kan detta vara anledningen till att projektet går i hamn och blir smärtfritt. Det omvända kan leda till tidsbrist, felaktig uppsättning vilket i sin tur kan leda till konsekvenser för medarbetarna då lönen bli fel och mycket efterarbete krävs.
En annan stor konsekvens kan vara att projektet blir dyrare än budgeterat. Att byta lönesystem innebär inte att bara byta system utan det innebär även nytänkande kring arbetssätt och en möjlighet till effektivisering av nuvarande processer till automatisering.
Att byta lönesystem innebär inte att bara byta system utan det innebär även nytänkande kring arbetssätt och en möjlighet till effektivisering av nuvarande processer till automatisering.
Att jobba i workshopform med alla intressenter inom bolaget, till exempel HR, lön, ekonomi och IT, brukar vara ett bra sätt att ta fram ett nuläge och önskat framtida läge. Glöm inte att i större organisationer bör man informera de fackliga företrädarna om att man avser byta lönesystem.
Det krävs ändrade beteenden hos användarna och för dem som jobbar med lön och HR-administration i det dagliga arbetet. Här kan det vara bra att lyfta fram kompetens som kan hjälpa er jobba med förändringsledning och beteendeförändringar.
Val av det nya lönesystemet
I valet av ett nytt lönesystem tar man fram en kravspecifikation.
Kravspecifikationen bör helst redogöra kraven på detaljnivå från intressenterna. Kraven ska prioriteras utifrån hur viktiga de är. Är det ett skall-, bör- eller ett önskemålskrav?
Förstudien/nulägesanalysen kan ligga till grund för kravspecifikationen. Vad händer i löneprocessen och vilka krav och behov finns i de olika delarna från de olika intressenterna?
Om verksamheten står inför förändring bör kravspecifikationen innehålla förslag på nya krav för att skapa delaktighet i förändringen.
För att inte riskera att missa några delar kan det vara en god idé att dela upp kravspecifikationen utifrån de områden som går att identifiera i er verksamhet. Detta för att bena ut krav som inte alltid framgår i genomgången av det löpande arbetet med löneprocessen men likväl är viktiga.
Kravspecifikationen ska redogöra kraven i hela löneprocessen med alla dess olika delar.
Kravspecifikationen bör sedan ligga till grund för kontakt med nya eventuella systemleverantörer.
Nedan följer några exempel på områden/delar till en kravspecifikation vid byte av lönesystem:
- Ekonomi
- HR
- Säkerhet
- Lön
- IT
- Integrationer
Lösningsförslag i svar på kravspecifikationen
Lösningsförslaget beskriver förslag på nya lönesystem utifrån analys av nuläget och kravspecifikationen. Granska och genomför en jämförelse av det befintliga lönesystemet och eventuellt nya.
Be systemleverantörer om referenser från befintliga kunder som har likvärdiga behov och gärna inom samma bransch.
Kvalitetssäkring
En annan utmaning är att det kan finnas juridiska och kollektivavtalskrav som måste uppfyllas när man byter lönesystem. Det kan finnas nya regler som måste följas och som kan vara olika beroende på vilken branschföretaget är verksamt inom.
Det är viktigt att ha en noggrann uppfattning om vilka regler och krav som gäller för företaget och att se till att det nya lönesystemet uppfyller dessa. Dessa bör man ha identifierat redan i kravspecifikation vid upphandling av nytt lönesystemet.
Det är viktigt att ha en noggrann uppfattning om vilka regler och krav som gäller för företaget och att se till att det nya lönesystemet uppfyller dessa.
Vad är en rimlig tidsram för att byta lönesystem?
Att byta lönesystem tar mycket tid och resurser. Det är därför viktigt att planera för en realistisk tidsram för implementering och testning för att undvika fördröjningar. Tidsplanen för införandet brukar huvudprojektledaren ta fram och ansvara för samt att det finns milstolpar längs vägen som ska uppnås.
Det kommer krävas en del tid för möten och dokumentation av de som deltar i projektet. Projektledaren har en viktig roll i att hela tiden följa upp aktiviteter och milstolpar samt kravställa att leverantören håller överenskommen tidsplan.
Underskatta inte tidsåtgången
Det tar nästan ALLTID mer tid att byta lönesystem än vad man uppskattar. Ta höjd för oförutsedda händelser, frånvaro av personal, längre svarstider från systemleverantörer etc.
Glöm heller inte att den vanliga driften ska fortsätta fungera parallellt med systembytet.
Rätt resursplan
Vi nämnde det tidigare men gör det igen. Att underskatta resurser är en fallgrop som är vanligt vid systembyten. Att ta in extern hjälp kan vara ett alternativ för att avlasta. Ett konsultavtal kan oftast sägas upp med kort varsel vilket underlätta om du mot all förmodan har överbemannat.
Support av ditt nya lönesystem
Hur fungerar supporten för ert nya lönesystem? När något går fel är det viktigt att veta vart ni kan vända er och vilken lösningsfrekvens ni har avtalat om med leverantören. En kritisk punkt i projektet kan vara tillgängligheten hos systemleverantörens support.
Vissa systemleverantörer outsourcar sin support och andra erbjuder lokal support så här är det av vikt att innan ni bestämmer vilken systemleverantör ni ska ha – stäm av vilka krav ni har på supporten och om de förväntningarna kan uppfyllas. Redan i processen att jämföra lönesystem kan detta vara en fråga som annars lätt glöms bort.
Ni som företag behöver oftast förbereda för en utökad intern supportfunktion de första månaderna då mängden frågor från användare kan öka markant och behöver tas om hand. I tidslinjen för projektet bör det finnas med en plan för utbildning av användare och framtagande av manualer och instruktioner.
Fundera på om ni kanske kan spela in korta instruktionsfilmer till att hålla flera och kortare utbildningstillfällen digitalt. En framgångsfaktor brukar vara att ha ett utbud av både instruktioner i text till att ha kortare filmer. Det gäller att möta allas behov då vissa föredrar att läsa medan andra föredrar visuellt material.
Lönsamheten i byte av lönesystem
En lönsamhetsanalys redogör vilken effekt ett byte av lönesystem kan ha på verksamheten. Detta genom exempelvis ökad kvalitet, ekonomisk vinning, effektivisering och digitalisering.
För att lyckas är det även viktigt att skapa en ”Vi-känsla” och känna partnerskap med leverantören. Det är viktigt att skapa en trygg och långsiktig relation där leverantören guidar och är aktivt drivande för att ni som kund ska känna att ni använder ert valda lönesystem/ tjänster på bästa sätt.
Sammanfattningsvis
Det finns många utmaningar med att byta lönesystem, men med rätt planering och förberedelse kan dessa utmaningar hanteras på ett effektivt sätt.
Det är viktigt att ta hänsyn till alla faktorer som kan påverka bytet av lönesystem och att säkerställa att alla anställda är medvetna om förändringarna och är utbildade för att använda det nya systemet.
Behöver du stöttning med en konsult inom lön? Tveka då inte att kontakta oss.
