Säkerställ ert HR-arbete genom behovsanalys

Att förstå och möta verksamhetens behov är avgörande för en framgångsrik HR-avdelning. Genom att regelbundet genomföra en behovsanalys kan HR säkerställa att insatserna är värdeskapande och stödjer företagets övergripande mål. Här utforskar vi hur en strukturerad behovsanalys kan optimera ert HR-arbete.

En behovsanalys är en central del av en säljstrategi där säljaren kartlägger och förstår kundens behov och önskemål för att kunna erbjuda rätt lösningar. Denna metod kan med fördel tillämpas även inom HR-avdelningar för att säkerställa att deras arbete är effektivt och värdeskapande för verksamheten och dess chefer.

HR-organisationer betraktar ofta verksamheten som sin kund och cheferna som sina beställare. Det är lätt att tappa fokus på kundens (verksamhetens) behov om strukturerade processer för behovsanalys saknas. Därför är det viktigt att regelbundet genomföra en behovsanalys inom HR för att säkerställa att HR-avdelningen tillför rätt värden till verksamheten.

Genomförande av en behovsanalys inom HR

För att genomföra en behovsanalys inom HR på ett effektivt sätt bör HR-avdelningen använda sig av en systematisk och strukturerad metod. Det innebär att HR först bör samla in relevant information från olika delar av verksamheten, inklusive feedback från chefer och anställda. Därefter bör de analysera denna information för att identifiera de specifika behoven och utmaningarna som verksamheten står inför. Genom att göra detta kan HR-avdelningen utveckla skräddarsydda lösningar som är direkt anpassade till verksamhetens behov.

Behovsanalysen bör vara en kontinuerlig process. Verksamhetens behov och förutsättningar kan förändras över tid, och det är därför viktigt att HR regelbundet uppdaterar sin förståelse av dessa behov. Genom att hålla sig uppdaterade kan HR-avdelningen fortsätta att vara en värdefull partner för verksamheten och bidra till dess framgång.

En regelbunden och noggrant genomförd behovsanalys är en förutsättning för att HR-avdelningen ska kunna tillföra maximalt värde till verksamheten.

En regelbunden och noggrant genomförd behovsanalys en förutsättning för att HR-avdelningen ska kunna tillföra maximalt värde till verksamheten. Genom att använda en strukturerad metod för att kartlägga och förstå verksamhetens behov kan HR utveckla lösningar som effektivt stödjer både chefer och anställda, vilket i sin tur leder till en mer framgångsrik och konkurrenskraftig organisation.

Att genomföra en behovsanalys på sitt arbete på en HR-avdelning är viktigt av flera skäl:

1. Identifiera och prioritera behov: En behovsanalys hjälper till att identifiera vilka områden inom HR-arbetet som kräver mest uppmärksamhet. Detta kan inkludera Talent Acquisition, Compensation & Benefits, arbetsmiljö, eller andra områden inom HR. Genom att förstå vilka behov som är mest kritiska kan HR-avdelningen prioritera sina resurser och insatser så effektivt som möjligt.
2. Ökad effektivitet och värdeskapande: Genom att analysera arbetsflöden och processer kan HR-avdelningen hitta sätt att förbättra effektiviteten och kvaliteten. Det kan handla om att implementera nya systemstöd, strukturera om och förenkla arbetsuppgifter eller förbättra kommunikationen inom organisationen.
3. Ständig förändring: Arbetsmarknaden och företagets interna behov förändras ständigt. En regelbunden behovsanalys säkerställer att HR-avdelningen är flexibel och kan anpassa sig till nya utmaningar, såsom förändringar i lagstiftning, ekonomiska förhållanden, eller interna omorganisationer.
4. Förbättra medarbetarupplevelsen: Genom att förstå medarbetarnas behov och upplevelser kan HR-avdelningen utveckla strategier för att förbättra arbetsmiljön, öka medarbetarnas engagemang och minska personalomsättningen. Detta kan innefatta initiativ som förbättrade utbildningsprogram, mer konkurrenskraftiga förmånspaket, eller bättre möjligheter för karriärutveckling.
5. Stödja företagsstrategin: HR spelar en central roll i att stödja och genomföra företagets övergripande strategi. En behovsanalys kan hjälpa HR-avdelningen att anpassa sina mål och initiativ till företagets långsiktiga mål, vilket säkerställer att HR-insatserna bidrar till företagets framgång.
6. Säkerställa regelefterlevnad: HR-avdelningen måste se till att företaget följer alla arbetsrättsliga lagar och regler. Genom en behovsanalys kan HR identifiera områden där företaget riskerar att inte uppfylla dessa krav och vidta åtgärder för att säkerställa regelefterlevnad.
7. Underlätta beslutsfattande: En grundlig behovsanalys ger HR-avdelningen insikter som kan användas för att fatta välgrundade beslut. Detta kan inkludera beslut om resursallokering, policyutveckling, och strategiska initiativ.

En behovsanalys gör att HR-avdelningen kan arbeta mer strategiskt, effektivt och proaktivt

Genomför en behovsanalys på er egen HR-avdelning

Steg 1: Identifiera Huvudområden

Börja med att ringa in de övergripande områden som ni arbetar med och vill genomlysa. Här är några exempel på huvudområden inom HR som kan analyseras:

• Talent Acquisition (inklusive Employer Branding)
• Arbetsmiljö (inklusive rehabilitering)
• Learning & Development
• Compensation & Benefits
• People Analytics
• Arbetsrätt (inklusive fackliga relationer och kollektivavtal)
• HRIS (Human Resources Information System)

Steg 2: Preciserade Delområden

För att genomföra en detaljerad behovsanalys, specificera de delområden som behöver belysas inom varje huvudområde. Här är några exempel:

Talent Acquisition

• Har ni en strukturerad och välfungerande rekryteringsprocess? Har ni lätt att attrahera rätt personer? Hur lång tid tar processen och hur ser ert EVP (Employee Value Proposition) ut?
• Använder ni testverktyg? Mäter ni rätt förmågor för de roller ni rekryterar till?
• Använder ni externa leverantörer? Hur nöjda är ni med relationen med dem? Levererar de det ni behöver och följer ni löpande upp deras arbete? Hur ser prismodellen ut?
• Har ni en strukturerad onboardingprocess? Vilka är involverade? Hur ser produktionsbortfallet ut för involverade personer? Är det en ändamålsenlig och effektiv process? Hur snabbt är nyrekryterade ”uppe på banan”?

Arbetsmiljö

• Hur fungerar ert Systematiska Arbetsmiljöarbete (SAM)? Är det strukturerat och följer ni lagar, regler och förordningar? Har ni ett bra samarbete?
• Hur ser er Rehabprocess ut? Hur ser återgång i arbete ut? Vet ni varför medarbetarna är sjukskrivna?
• Hur ser den Fysiska arbetsmiljön ut? Finns det mer ni kan göra för att skydda era medarbetare och vara en mer attraktiv arbetsgivare?
• Hur arbetar ni med att säkra den Psykosociala arbetsmiljön? Hur duktiga chefer har ni?

Learning & Development

• Vilka möjligheter till kompetensutveckling finns? Säkerställer ni strukturerat och strategiskt vilka insatser som finns?
• Ledarutveckling – Har ni koll på kompetensen hos era ledare? Följer ni upp personalomsättning och sjuktal inom olika grupper/avdelningar?
• Medarbetarengagemang
• Karriärutveckling och successionsplanering
• Digitala verktyg

Compensation & Benefits

• Löner och marknadslönedata – har ni korrekta löner utifrån ett marknadsperspektiv? Finns inlåsningar där medarbetare är för välbetalda? Slutar medarbetare på grund av för låga löner?
• Hur effektiv är er lönerevisionsprocess?
• Finns en tydlig jobbarkitektur?
• Pensioner – har ni koll på era pensionsutbetalningar? Är ni konkurrenskraftiga?
• Bonus – Har ni en kvalitetssäkrad process? Belönar ni rätt saker och rätt beteenden?
• Förmåner
• Global Mobility
• Performance Management

People Analytics

• Arbetar ni aktivt och strukturerat med dataanalys? Vem/Vilka tar del av materialet? Används det för strategiska beslut?
• Har ni koll på sjuktal och personalomsättning, inte bara på aggregerad nivå?
• Mäter ni produktivitet? Vad kostar era (eventuellt) ineffektiva processer?

Arbetsrätt

• Lagar
• Kollektivavtal
• Anställningsavtal
• Interna processer
• Regelefterlevnad
• Fackliga relationer
• Vilken kompetens finns hos verksamhetens chefer?

HRIS

• Systeminventering – har ni rätt system för er verksamhet och era processer?
• Säkerställer ni löpande datakvalitet?
• Automatiserade processer
• IT-säkerhet
• Systemintegrationer

Steg 3: Uppföljning och Kontinuerlig Förbättring

För att säkerställa att HR-arbetet riktas rätt och är värdeskapande, bör behovsanalysen genomföras regelbundet. Genom att löpande följa upp och utvärdera de interna processerna kan HR-avdelningen arbeta proaktivt och stötta verksamheten i att nå sina mål.

En systematisk och strukturerad behovsanalys inom HR säkerställer att avdelningen tillför rätt värden, arbetar effektivt och är i linje med verksamhetens övergripande mål. Det skapar också en grund för kontinuerlig förbättring och anpassning till förändrade förutsättningar.

Behovsanalysen bör inkludera en djupgående förståelse för organisationens strategiska mål och identifiera de kompetenser och resurser som krävs för att uppnå dessa mål. Genom att kartlägga befintliga resurser och identifiera eventuella gap kan HR utveckla specifika åtgärder för att adressera dessa behov. Detta kan innebära att initiera utbildningsprogram, rekrytera ny personal eller omstrukturera befintliga team för att optimera arbetsflödet. Betygsätt ert arbete i skalan 1-10 inom respektive delområde. Hur duktiga är ni? Hur strukturerat arbetar ni? Vilket värde tillför ni verksamheten? Med fördel kan ett spindeldiagram användas för att visualisera era utvecklingsområden och staka områden. Vad bör förändras och utvecklas och vad kan stärkas ytterligare i ert arbete?

Regelbunden kommunikation med ledning och anställda är också en viktig del av behovsanalysen. Genom att engagera sig i dialoger med olika avdelningar och lyssna på deras behov och utmaningar kan HR få värdefulla insikter och justera sina strategier därefter. Denna interaktion bidrar till att bygga en starkare relation mellan HR och övriga delar av organisationen, vilket i sin tur kan öka både effektiviteten och engagemanget hos medarbetarna.

HR bör använda data och analyser för att stödja sina beslut. Genom att utnyttja HR-analysverktyg kan avdelningen få en bättre förståelse för trender och mönster inom organisationen, såsom personalomsättning, produktivitet och medarbetarnöjdhet. Dessa insikter kan användas för att förutse framtida behov och utveckla långsiktiga strategier som bidrar till verksamhetens framgång.

För att behovsanalysen ska vara riktigt effektiv, är det avgörande att den följs upp med konkreta åtgärder och regelbundna utvärderingar. Detta säkerställer att de identifierade behoven verkligen möts och att HR-initiativ kontinuerligt justeras och förbättras baserat på aktuell information och resultat. Genom att ha en tydlig men dynamisk HR-strategi kan organisationen bättre hantera förändringar och utmaningar, samtidigt som den bibehåller en hög nivå av kompetens och engagemang bland sina medarbetare.