Agil HR – 6 tips för att komma igång

Många tror att vi befinner oss i ett paradigmskifte där vi behöver tänka om och arbeta på nya sätt för att lyckas. Vi lever i en föränderlig värld med krav på hög effektivitet och lönsamhet samtidigt som samtiden ställer höga krav på att arbetsgivare erbjuder sina anställda flexibilitet, självbestämmande och hög grad av motivation för att de ska stanna kvar. Är det agila arbetssättet möjligen en del av lösningen?

Fördelarna med ett agilt arbetssätt är många. Att jobba med just agil HR kan bidra till en företagskultur som lockar de talanger som får företaget att hänga med in i framtiden. Här beskriver vi fördelarna och ger tips för att komma i gång.

Vad är det då som ger denna effekt, är det så att det agila arbetssättet driver motivation vilket i sin tur ger effektivitet, prestation och välbefinnande?

Den vedertagna motivationsteorin “Self-determination theory” baseras på 3 grundläggande behov som behöver uppfyllas för att man ska känna inre motivation: Autonomi, kompetens och samhörighet.

1. Med autonomi menas en hög grad av självbestämmande, dvs vi vill helst bestämma själva och inte vara någon annans verktyg.

2. Kompetens handlar om att känna sin egen förmåga och känna att vi kan utföra och att man tillför värde.

3. Samhörighet baseras på att vi som människor dras till andra människor och behöver känna ett positivt socialt sammanhang.

Vad i det agila kan då kopplas till dessa 3 grundläggande behov?

Själva poängen och grunden i det agila är att arbetssättet i hög grad karaktäriseras av självbestämmande och självstyre dvs. de resurser som deltar i teamen arbetar under en hög grad av flexibilitet och med stora möjligheter att påverka sitt och teamets aktiviteter (autonomi). Roller och ansvar i agila framgångsrika team är väl specificerade vilket gör att du känner att du bidrar och har den kompetens som krävs för teamets framdrift (kompetens).

Teamen är tydliga och avgränsade vilket ger en “Vi” känsla som i sin tur ger psykologisk trygghet, tillit och en atmosfär där man vågar prova och misslyckas (samhörighet)Utan forskningsbaserade studier finns det trots allt en stor sannolikhet att om man framgångsrikt lyckas implementera ett agilt arbetssätt så ökar motivationen bland medarbetarna, vilket i sin tur leder till prestation, välbefinnande (lycka) och lönsamhet!

Vad betyder egentligen agilt?

Ordet agil kommer från engelskans agile som betyder lättrörlig. Att arbeta agilt handlar om snabbhet och flexibilitet. Det agila arbetssättet har sitt ursprung från mjukvaruutveckling, men numera är arbetssättet anpassat även för andra yrkesgrupper.

2001 skapades ett agilt manifest av ett antal konsulter och framstående personer i IT-branschen. Man hade upplevt många misslyckade projekt och man bestämde att mötas och diskutera vad som kunde göras. Det legendariska mötet i Snowbird, Utah, utmynnade i ett antal principer som skulle kunna appliceras på IT-projekt för att förändra och förbättra resultatet och skapa både nöjdare kunder och gladare utvecklingsteam.

De grundläggande principerna var dessa:

Värdera individer och interaktion högre än processer och verktyg
Värdera fungerande mjukvara högre än omfattande
dokumentation
Värdera samarbete med kunden högre än att förhandla om
kontrakt
Värdera att reagera på förändringar högre än att följa en uppgjord
plan

Vad innebär agil HR?

Vi kan dela in agil HR i två olika koncept:

Det ena handlar om agila arbetssätt inom HR, vilket innebär att HR arbetar agilt (snabbt och flexibelt) med sina processer och aktiviteter.
Det andra handlar om HR som främjar agilitet i organisationen. Här behöver du inte nödvändigtvis arbeta utifrån ett agilt arbetssätt, men du behöver ha HR-processer och aktiviteter som hjälper organisationen att bli mer lättrörlig.

Vad innebär det rent konkret? Låt oss lyfta ett par exempel för att jämföra det agila vs det traditionella arbetssättet:

Teamfokus i stället för individfokus när det kommer till insatser och belöning.
Kontinuerlig feedback och coaching i stället för årlig utvärdering av prestation.
Frekventa pulsmätningar i stället för årlig medarbetarundersökning.
Utveckling av nya HR-initiativ tillsammans med de som ska använda dem i stället för att HR skapar dem själv och sen lanserar i organisationen.

Det agila HR-manifestet

Förespråkare för mer agilitet inom HR har formulerat ett manifest för agil HR-utveckling. Manifestet beskriver sex områden som värdesätts inom det agila arbetssättet.

Samarbetande nätverk framför hierarkiska strukturer
Transparens framför hemligheter
Anpassningsbarhet framför normativitet
Inspiration och engagemang framför förvaltning och kvarhållande
Inre motivation framför yttre motivation
Ambition framför skyldighet

Samma förespråkare beskriver också ett antal principer för agil HR som bland annat handlar om att stötta människor, uppmuntra förändring och anpassning, samt att främja utvecklingen av självorganiserande samarbetande team.

Vilken sorts ledarskap krävs i en agil organisation?

Att jobba agilt betyder i stora drag:

mindre projektgrupper
autonoma medarbetare
täta avstämningar
och projektleveranser uppdelade i korta iterationer.

Det agila arbetssättet handlar om att medarbetarna utövar självledarskap och driver projekten själva. Det finns inget behov av ledare som pekar med hela handen. Tvärtom. Teamen säkerhetsställer att de är sammansatta med rätt kompetens, agerar efter transparenta mål.

Om det kör ihop sig så behöver de en ledare som bidrar med kunskap och stöttning. Ledare behöver inta en coachande roll där huvudmålet är att ge förutsättningar för de självständiga teamen att prestera på topp.

Det agila ledarskapet kräver en hög närvaro, ledaren bör alltid finnas tillgänglig – ha örat mot medarbetarna och prioritera sin arbetstid kopplat till deras behov. Det innebär att ledaren måste ha förmågan och tiden att snappa upp känslan i teamet och bland medarbetarna. De måste finnas tid för samtal och avstämningar. Om chefen blir uppbunden i möten, har långa svarstider eller blir tvungen att ställa in avstämningar och medarbetarsamtal blir ledaren en stoppkloss och teamet tappar fart.

Fördelar med att arbeta agilt

Rörligt och snabbfotat. Arbetssättet kan ge en effektiv och smidig organisation då man flyttat mandatet till teamen som utför jobbet. Det blir inga väntetider på beslut uppifrån, om man ”slipper” beslut som inte är förankrade i teamen.
Proaktivt i stället för reaktivt. Med dagliga avstämningar får man chansen att korrigera saker direkt. Samtidigt kan man snappa upp och stämma av vad man behöver göra längre fram, och ligga steget före i stället för att göra ”brandkårsutryckningar”. Här finns en stor potential vad gäller HR-frågor då alltför många fastnar i den operativa och reaktiva vardagen.
Träffsäkra leveranser. Eftersom leveransen bestäms och löpande utvärderas av teamen som utför dem blir de mer korrekta. Vid problem har teamet en produktägare som direkt kan fatta de beslut som krävs.
Stimulerande arbetskultur. Man lyckas dagligen med sina leveranser eftersom de bygger på teamets faktiska kapacitet som räknats ut på ett exakt sätt. Arbetssättet bygger på engagerade medarbetare som får förtroende att bestämma över sina arbetsvillkor.
Nöjdare kunder. En mer flexibel och effektiv organisation med mer motiverade medarbetare har större möjligheter att både öka produktiviteten och få nöjdare kunder.

6 tips för att komma i gång med agil HR

Definition. Börja med att definiera vad agilitet och framgång betyder för HR i er organisation. Förankra därefter detta med ledningen. Innan HR ens kan börja arbeta agilt behöver ledningen vara införstådd med fördelarna som kommer av att släppa lös makten i organisationen. De måste alltså lita på att medarbetarna fattar mogna och kompetenta beslut.
Samarbete och roller. Agil HR betyder ett nära samarbete mellan olika funktioner, vilket även förutsätter att ni har en fungerande metod för att leverera och ta emot feedback. För att underlätta detta är det bra med en dedikerad produktägare som bestämmer prioritetsordningen på de uppdragen HRs kravställare kan ha. Det är även viktigt att produktägaren har förståelse för de förväntningar som finns på HR.
Teamet. Identifiera ert agila HR-team. Rekommendationen är att vara 3 till 9 personer, då denna storlek på ett team fungerar ofta väldigt bra. Se även till att teamet kan dela arbetsuppgifter med varandra så att det inte skapas flaskhalsar som hindrar utvecklingen. En rekommendation är att gå efter synsättet att det är teamet som helhet som utför en uppgift, inte de enskilda individerna.
Släpp lös kraften i teamet, men sätt även upp några grundregler att förhålla sig till. Det vill säga skapa tillit men ha koll på exempelvis vilka principer som ska följas: vad som gäller vid möten (måste alla vara på plats fysiskt), när är något ”klart” eller hur ser vår backlog ut. Diskutera gärna dessa frågor tillsammans inom teamet.
Förändring. Var medveten om att omvärlden förändras i snabb takt och att förutsättningarna kan förändras över en natt. I de flesta organisationer är det därför viktigt att fundera över hur väl organisation kan anpassa sig till framtida krav. Se även till att utveckla ditt ledarskap i linje med detta.
Du blir aldrig fullärd! Att arbeta agilt är en kunskapsresa. Du kan gå kurser, läsa forskning eller ta hjälp av någon med mer erfarenhet av agila metoder.

Slutligen

Den direkta och mycket viktiga kontakten mellan organisationen och medarbetarna sker oftast via ledarna. Något som präglar en stor del av medarbetarnas upplevelse av arbetsplatsen. I stället för att lägga allt ansvar på ledare kan många verksamheter bli bättre på att tillhandahålla ledarna med rätt verktyg och arbetssätt. Det är här agil HR kommer in i bilden.

Genom att jobba med agil HR blir effekten att företaget stärker medarbetarupplevelsen. Om HR har en mer holistisk och strategisk roll så kan ledarna dra fördel av HRs unika helikopterposition och få verktyg som indikerar medarbetarnas upplevelse. På så sätt skapas en företagskultur som lockar talangerna som får företagen att hänga med in i framtiden.

Skulle vi kunna kalla det lycklig lönsamhet?

Vad säger forskningen om agil HR?

Vi har inte hittat några studier som har undersökt effekterna av att applicera agila arbetssätt på HR-arbetet. Däremot finns det stöd för flera av de förhållningssätt som beskrivs i det agila HR-manifestet. Det är ingen hemlighet att transparens, engagemang, inre motivation, tillit och lärande är viktiga värden i en välfungerande organisation. Men kräver det ett agilt arbetssätt, eller bara fokus på rätt frågor?

För den andra konceptualiseringen av agil HR, att HR främjar agilitet i organisationen, finns det mer stöd i den vetenskapliga litteraturen. Exempelvis beskriver ledare att HR har en betydelsefull roll i att skapa och upprätthålla strategisk agilitet i organisationen (Ananthram & Nankervis, 2013). Det finns också vetenskapligt stöd för att agilitet är en viktig kapacitet i dagens organisationer.

Behöver du stöttning med en konsult inom HR? Tveka då inte att kontakta oss.